Office Teamassistenz; m​/w​/d) im Architekturbüro

Wir sind ein Architekturbüro mit Standorten in Lörrach und Berlin und begleiten unsere Projekte seit vielen Jahren durch alle Leistungsphasen der HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure). Für unser Team in Lörrach suchen wir jemanden, der den Büroalltag organisiert und dafür sorgt, dass im Team alles reibungslos läuft.
Ihre Aufgaben

Sie sind die zentrale Anlaufstelle im Büro und halten dem Team den Rücken frei.
Organisation & Kommunikation

• Organisation des Büroalltags und der Bürologistik

• Telefondienst und erste Ansprechperson für Kunden und Geschäftspartner

• Abstimmung von Terminen und Anliegen mit Bauherren, Fachplanern und ausführenden Firmen

• Sie sorgen dafür, dass Informationen im Team dort ankommen, wo sie gebraucht werden

Assistenz & Verwaltung

• Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung

• Vorbereitung von Verträgen, Formularen und Korrespondenz

• Erfassung von Rechnungen für die Buchhaltung

• Unterstützung beim Versand von Ausschreibungen

Ordnung & Strukturen

• Pflege unserer Ablage- und Serverstruktur:
  Sie achten darauf, dass die vereinbarte Ordnung eingehalten wird, und schlagen Verbesserungen vor, wo sie nötig sind

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise im kaufmännischen oder Bürobereich

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift;
  Englischkenntnisse (mündlich) sind ein Plus

• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Freude an klaren Strukturen

• Ein freundliches, souveränes Auftreten am Telefon und im Kundenkontakt

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Orca sind ein plus, kein muss

• Ein Arbeitsplatz mit Aussicht, nahe der Schweizer Grenze

• Gute Anbindung an S-Bahn, Tram und Bus, gut mit dem Fahrrad erreichbar, außerdem ein eigener Parkplatz

• Flexible Arbeitszeit zwischen 20 und 40 Stunden pro Woche

• Ein kollegiale Miteinander

• Regelmäßiges Feedback

• Spannende Einblicke in abwechslungsreiche Architekturprojekte

Für diese Position liegt das Gehalt bei EUR 38,000–48,000 per year. Ihnen stehen 27 Urlaubstage pro Jahr zur Verfügung.