Chefarztsekretär; m​/w​/d

Als Chefarztsekretär (m/w/d) sind Sie eine wichtige Schnittstelle zwischen Chefarzt, Mitarbeitenden, Patienten sowie externen Ansprechpartnern. Dabei erwartet Sie eine vielseitige Position mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.

Die Details zu Ihrer abwechslungsreichen Aufgabe

Im Chefarztsekretariat halten Sie organisatorisch viele Fäden zusammen. Sie koordinieren Termine, organisieren den Büroalltag und übernehmen selbstständig die anfallende Korrespondenz sowie den Telefon-, E-Mail- und Postverkehr. Auch die Wiedervorlage und die zuverlässige Nachverfolgung wichtiger Vorgänge liegt in Ihren Händen.

Sie sind eine zentrale Anlaufstelle für unsere Patienten, Kostenträger, Krankenhäuser und einweisenden Praxen und sorgen dafür, dass Informationen zuverlässig an der richtigen Stelle ankommen.

Ein weiterer Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Personalorganisation. Sie fungieren als Schnittstelle zwischen dem Chefarzt, den Mitarbeitenden verschiedener Berufsgruppen und unserer Personalabteilung. Sie unterstützten bei personaladministrativen Themen, erstellen und pflegen Dienstpläne im Clinic Planner und bereiten die monatliche Abrechnung vor. Auch bei Neueinstellungen koordinieren Sie die notwendigen organisatorischen Schritte.

Darüber hinaus begleiten Sie die Ausbildung unserer Medizinischen Fachangestellten organisatorisch, vom Bewerbungs- und Einstellungsprozess bis zur Planung der unterschiedlichen Einsätze während der Ausbildung. Auch die Organisation unserer Privatambulanz gehört zu Ihrem Verantwortungsbereich. Sie verwalten Rezepte und Betäubungsmittelverordnungen und unterstützen bei der administrativen Bearbeitung rechtsrelevanter Fälle im pneumologischen sowie neurologischen Bereich.

Kurz gesagt:
Sie sorgen mit Ihrem Organisationstalent dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft.

Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Medizinische Fachangestellte (m/w/d), im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation.

Idealerweise haben Sie bereits Erfahrung in der Organisation eines Sekretariats.

Sie kennen sich mit medizinischer Terminologie aus und arbeiten sicher mit MS Office und digitalen Anwendungen.

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir für diese Position voraus.

Vor allem suchen wir aber jemanden, der gerne organisiert und Verantwortung übernimmt. Sie arbeiten selbstständig und zuverlässig, können Prioritäten setzen und behalten auch in arbeitsintensiven Situationen den Überblick. Dabei treten Sie freundlich und verbindlich auf und wissen gleichzeitig, wann Durchsetzungsvermögen gefragt ist.

Loyalität und Diskretion sind für Sie im Umgang mit vertraulichen Informationen selbstverständlich.

Gleichzeitig arbeiten Sie gerne mit unterschiedlichen Berufsgruppen zusammen und haben Freude daran, Dinge gemeinsam voranzubringen.

Sie erwartet ein verantwortungsvoller und abwechslungsreicher Arbeitsplatz mitten im Klinikalltag. In Ihrer Funktion arbeiten Sie eng mit unserem Chefarzt sowie mit Ärzten, Pflegekräften, Therapeuten, Arztassistenten und weiteren Berufsgruppen zusammen. So erhalten Sie Einblicke in viele Bereiche unserer Klinik und sind gleichzeitig eine wichtige organisatorische Schnittstelle.

Ihre Weiterentwicklung unterstützen wir durch arbeitgeberfinanzierte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Dazu kommen ein jährliches Teamevent und Angebote zur Gesundheitsprävention.

Unser Schwimmbad und unseren Fitnessraum können Sie kostenlos nutzen. Ein kostenloser Mitarbeiterparkplatz und ein Personalrabatt in unserer Cafeteria gehören ebenfalls dazu.

Sie arbeiten in Teilzeit mit bis zu 32 Wochenstunden. Gemeinsam stimmen wir Ihre Arbeitszeiten so ab, dass sie…