Vorzimmerkraft; w​/m​/d) im Büro der Ständigen Vertretung der Abteilungsleitung M; befristet

Im Geschäftsbereich des Ministerpräsidentendes Landes Nordrhein-Westfalen ist in der Staatskanzlei im Büro der Ständigen Vertretung der Abteilungsleitung M „Ministerpräsident, Grundsatzfragen“ die Stelle einer Vorzimmerkraft (w/m/d) zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen. Die Einstellung ist im Rahmen einer Elternzeitvertretung ab ca. Januar
2027 befristet für die Dauer von bis zu max.
2

Jahren vorgesehen.

Werden Sie Teil des Teams und unterstützen Sie die Gruppenleitung bei all ihren Aufgaben rund um die Terminkoordination, Korrespondenz und Büroorganisation. Sie kommunizieren gerne mit Menschen, kümmern sich gerne um Anliegen und können gut organisieren? Dann sind Sie bei uns genau richtig.

Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen. Die Abteilung M „Ministerpräsident, Grundsatzfragen“ arbeitet dem Ministerpräsidenten unmittelbar zu. Sie umfasst die Bereiche „Internationale Kontakte, Verbindungen zu Parteien, Fraktionen und gesellschaftlichen Gruppen“, „Termine“, „Grundsatzfragen“, „Protokoll und Konsularwesen“, „Schirmherrschaften, Grußworte“, „Reden“, „Veranstaltungen“ sowie „Orden und Auszeichnungen“.

Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer. Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden. Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit ergeben sich aus den Tätigkeitsschwerpunkten der Landesregierung sowie aus tagesaktuellen politischen und gesellschaftlichen Entwicklungen. In einem spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld ergibt sich für Sie die Chance, an entscheidender Stelle zur positiven Entwicklung Nordrhein-Westfalens beizutragen.

• Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten
• Bearbeitung und Weiterleitung des (elektronischen) Postein- und Postausgangs einschließlich der Nutzung der E-Laufmappe
• Terminmanagement
• Durchführung von Recherchen sowie das Einholen von Auskünften und Informationen im Internet/Intranet zur Vorbereitung von Terminen und Gesprächen
• Besprechungsassistenz (Vor- und Nachbereitung von Terminen, Raumreservierung, Buchung von Videokonferenzen, Catering organisieren, Besucher empfangen)
• Zusammenstellung von Terminvorbereitungen (auch digital)
• Datenmanagement (Führen des Terminkalenders, Wiedervorlagen, Erstellung und Pflege der Kontaktdatenbank und der E-Mail-Verteiler, Veraktung in der E-Akte)
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen (Buchung von In- und Auslandsflügen, Hotelreservierung, Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnung)
• Registraturassistenz (insbesondere Pflege und Aktualisierung der Handakten, Veraktungen in der E-Akte)
• Materialmanagement
• Vertretung im Vorzimmer der Abteilungsleitung M

• Anforderung, Zusammenstellung und Formatierung von Textbeiträgen
• Nachhalten von Abgaben in die Ressorts
• Erstellung standardisierter Briefentwürfe

• abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation/ Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung
• hauptberufliche Tätigkeit im Bereich Sekretariatswesen/Vorzimmerdienst in einem Leitungsbüro
• professionelle Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen…