Vorstandssekretär​/in & Office Manager; m​/w​/d

• Ein zukunftsorientiertes Geschäftsmodell mit interessanten Entwicklungsmöglichkeiten
• Offene Arbeitsatmosphäre und eine wertschätzende, familiäre Unternehmenskultur
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zur Mobilen Arbeit
• Möglichkeit zur Workation in europäischen Ländern
• 30 Tage Urlaub plus 24.12. + 31.12. als zusätzliche freie Tage
• Fort- und Weiterbildungen
• Wahl zwischen Urban Sports Mitgliedschaft, Pluxee Benefits Card und vermögenswirksamen Leistungen
• Möglichkeit zum Bikeleasing
• Betriebliche Altersvorsorge
• Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln und PKW
• Diverse Mitarbeiter-Events

• Sie übernehmen die eigenständige Terminplanung und
  -koordination für den Vorstand sowie die Organisation von Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen.
• Die Planung und Buchung von Geschäftsreisen im In- und Ausland sowie die Vorbereitung und Prüfung der Reisekostenabrechnungen liegen in Ihrem Verantwortungsbereich.
• Sie koordinieren die Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen und stellen die rechtzeitige Bereitstellung relevanter Unterlagen sicher.
• Zu Ihren Aufgaben gehören die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Präsentationen, Protokollen, Verträgen und weiteren geschäftlichen Dokumenten.
• Die Prüfung und Kontierung von Rechnungen sowie die Abstimmung mit der Finanzabteilung und externen Dienstleistern werden von Ihnen übernommen.
• Sie verantworten die Organisation und Koordination des Facility Managements sowie die Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags am Standort Düsseldorf.
• Im Rahmen des Fuhrparkmanagements kümmern Sie sich um die Koordination von Serviceterminen, die Vertragsverwaltung und die Bearbeitung von Schadenmeldungen.
• Die Bearbeitung der geschäftlichen Korrespondenz sowie die Koordination des Post- und Kurierverkehrs gehören ebenfalls zu Ihrem Tätigkeitsbereich.
• Sie betreuen Geschäftspartner und Gäste, organisieren Bewirtungen und unterstützen bei der Vorbereitung interner und externer Veranstaltungen.
• Als zentrale Ansprechperson koordinieren Sie organisatorische und administrative Anliegen und sorgen für eine effiziente Kommunikation zwischen internen und externen Ansprechpartnern.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise bringen Sie Erfahrung als Assistenz oder Sekretär/in auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene sowie Kenntnisse im Facility Management mit.
• Ihr ausgeprägtes Organisationstalent und Ihre strukturierte, selbstständige Arbeitsweise ermöglichen Ihnen, auch bei vielfältigen Aufgaben stets den Überblick zu behalten.
• Dank Ihrer hohen Flexibilität und schnellen Auffassungsgabe reagieren Sie souverän auf kurzfristige Änderungen und finden auch unter Zeitdruck pragmatische Lösungen.
• Neue Technologien und digitale Anwendungen begeistern Sie, und Sie arbeiten sich schnell und eigenständig in neue Programme und Prozesse ein.
• Im Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint, sind Sie sicher und routiniert.
• Kommunikationsstärke, Diskretion, Zuverlässigkeit und ein ausgeprägter Servicegedanke zeichnen Sie aus.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.

Für Fragen steht Ihnen Daria Litvakova (Business Partner People Management) telefonisch unter oder per E-Mail an  gerne zur Verfügung.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!