Executive Assistant to Dean; w​/m​/d

Sie arbeiten direkt mit dem Rektor an ausgewählten strategischen Themen von zentraler Bedeutung für die WHU. Diese Aufgaben entwickeln sich mit den Bedürfnissen der Hochschule weiter und bieten Ihnen in der Regel alle sechs bis zwölf Monate die Gelegenheit, sich intensiv in ein neues strategisches Thema einzuarbeiten.

Sie tragen dazu bei, komplexe und anfänglich noch unklare Fragestellungen in strukturierte Analysen, klare Empfehlungen und überzeugende Präsentationen für die Führungsebene zu übersetzen. Im engen Austausch mit dem Rektor entwickeln Sie Verständnis für die Zielsetzung, den institutionellen Kontext und die jeweilige Zielgruppe. Gleichzeitig bringen Sie Ihre eigene Einschätzung und Ihre Ideen ein und hinterfragen Ansätze konstruktiv.

Sie treiben Analysen und die Bearbeitung daraus resultierender Aufgaben eigenständig voran, erstellen Entscheidungs- und Kommunikationsunterlagen und bereiten ausgewählte Meetings vor, an denen Sie auch teilnehmen. Dabei wird erwartet, dass Sie erste Ideen oder offene Fragestellungen strukturieren und im engen Austausch mit dem Rektor weiterentwickeln. Die Rolle kann zudem die Unterstützung ausgewählter interner Gremien und Entscheidungsprozesse umfassen, einschließlich der Sitzungsvorbereitung, der Dokumentation der Ergebnisse sowie der Koordination weiterer Schritte.

Ein erster Schwerpunkt wird darin liegen, den künftigen Fundraising-Ansatz der WHU mitzugestalten. Hierfür arbeiten Sie eng mit dem Rektor sowie den zuständigen Abteilungen und den im Fundraising und in der Beziehungspflege zu Förderern tätigen Kolleginnen und Kollegen zusammen. Im Mittelpunkt steht die Entwicklung der zugrunde liegenden Strategie sowie eines Organisations- und Arbeitsmodells unter Einbeziehung vorhandener Expertise und Erfahrungen – nicht die operative Steuerung von Fundraising-Aktivitäten oder die Betreuung von Förderern.

Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet, kann anschließend jedoch verlängert oder entfristet werden.

• Sie strukturieren komplexe strategische Fragestellungen, auch in frühen Phasen, in denen die Themen noch nicht vollständig definiert sind.
• Sie führen eigenständig Analysen durch und entwickeln Handlungsoptionen und Empfehlungen.
• Sie erstellen klare, überzeugende Präsentationen, Briefings und Entscheidungsvorlagen.
• Sie erfassen die aus Diskussionen resultierenden Konsequenzen und treiben Analysen sowie die daraus folgenden Schritte eigenständig voran.
• Sie hinterfragen Annahmen und schlagen alternative Perspektiven, Argumentationslinien und Vorgehensweisen vor.
• Sie koordinieren Beiträge interner und externer Stakeholder, ohne sich dabei auf formale Weisungsbefugnisse stützen zu können.
• Sie bereiten ausgewählte Besprechungen und Workshops mit dem Rektor und weiteren Stakeholdern vor und nehmen daran teil.
• Sie begleiten strategische Initiativen von der ersten Fragestellung über die Entscheidungsfindung bis hin zu den ersten Umsetzungsschritten.
• Sie entwickeln ein tiefes Verständnis für die Prioritäten und die Arbeitsweise des Rektors, um Fragen vorausschauend aufzugreifen und den jeweils nächsten Handlungsbedarf zu erkennen.
• Sie übernehmen neue strategische Aufgaben, wenn sich die Prioritäten der Hochschule weiterentwickeln.

• Mehrere Jahre Berufserfahrung in der Strategieberatung oder in einem vergleichbar anspruchsvollen, analytisch geprägten und projektorientierten Umfeld.
• Herausragende analytische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen einzuarbeiten.
• Ausgeprägte Kompetenz in der strukturierten Problemlösung sowie Sicherheit im Umgang mit unklaren Fragestellungen und Rahmenbedingungen.
• Hervorragende PowerPoint-Kenntnisse, einschließlich der Fähigkeit, einen überzeugenden roten Faden…