Teamassistenz​/Office Manager für das Institut für Romanistik; m​/w​/d

Willkommen Wir sind die FAU Karriere Personalentwicklung

Als Teamassistenz / Office Manager im Institut für Romanistik (m/w/d) sind Sie für die administrative Organisation des Instituts zuständig. Zu Ihren Schwerpunkten gehören allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich der eigenständigen administrativen Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen, die Raumverwaltung über die hierfür vorgesehenen universitären Plattformen sowie die Verwaltung und das Controlling der Projektbudgets und der Mittelverwendung.

Ihr Arbeitsplatz befindet sich am Institut für Romanistik der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (FAU). Das Institut vereint die drei Fächer Französisch/Frankoromanistik, Italienisch/Italoromanistik und Spanisch/Iberoromanistik und bietet ein vielfältiges wissenschaftliches und kulturelles Umfeld. Im Mittelpunkt von Forschung und Lehre stehen die romanischen Sprachen, Literaturen und Kulturen in Geschichte und Gegenwart. Als Institut mittlerer Größe zeichnet es sich durch persönliche Arbeits- und Studienbedingungen sowie eine enge Zusammenarbeit aus.

Sie erwartet ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in einem lebendigen und internationalen universitären Umfeld, in dem Sie die vielfältigen Aufgaben in Forschung, Lehre und Administration aktiv unterstützen.

• Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
• Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
• Flexible Arbeitszeitregelungen und
  -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
• Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
• Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
• Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
• Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
• Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich Korrespondenz, Terminorganisation und administrativer Unterstützung des Instituts
• Selbstständige Lehrveranstaltungs-, Prüfungs- und Raumverwaltung über die einschlägigen Plattformen
• Selbstständige administrative Verwaltung und Controlling von Drittmittelprojekten, insbesondere Überwachung der Projektbudgets und Mittelverwendung, Kontrolle von Fristen und Projektlaufzeiten sowie Erstellung und Aufbereitung projektbezogener Unterlagen unter Beachtung der geltenden Vorgaben
• Organisatorische Vorbereitung und Betreuung wissenschaftlicher Veranstaltungen und Gastvorträge, einschließlich Termin-, Raum- und Ablaufkoordination
• Pflege und Aktualisierung von Forschungsaktivitäten und
  -ergebnissen in der Forschungsdatenbank CRIS
• Eigenständige administrative Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen sowie Raumverwaltung über die hierfür vorgesehenen universitären Plattformen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z.
  
  B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Fremdsprachenkorrespondent/in, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Berufserfahrung in einer universitären Verwaltung
• Erfahrung im Umgang mit universitären Verwaltungssystemen, z.
  
  B. Campus-Management-System (Campo), Lernplattform (Stud On) und Forschungsinformationssystem (CRIS) oder vergleichbaren Anwendungen, wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint)
• Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau), gute Englischkenntnisse (mind. B2-Niveau)
• Kenntnisse in mindestens einer romanischen Sprache, insbesondere Französisch, Spanisch oder Italienisch, von Vorteil
• Selbstständige, strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben und Fristen sicher zu koordinieren
• Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein serviceorientiertes und verbindliches Auftreten