Assistenz der Geschäftsführung; m​/w​/d

Die Position im Sekretariat der Geschäftsführung ist im Zuge unserer aktuellen Struktur- und Digitalisierungsmaßnahmen ab dem 01.01.2027 in Vollzeit zunächst auf drei Jahre befristet. Unser Ziel ist es jedoch, die Position langfristig zu etablieren.

Essen

Vollzeit

ab 01.01.2027

3 Jahre befristet

Die Immobilien Management Essen GmbH (IME) vereint als strategische Steuerungseinheit und Konzernmutter ihre operativen Einheiten, die Allbau-Unternehmensgruppe und die GVE Grundstücksverwaltung Stadt Essen GmbH mit ihren Beteiligungsgesellschaften, zu dem Immobilienkompetenzzentrum der Stadt Essen. Mit insgesamt rund 420 Mitarbeitern - davon 200 kaufmännische, 130 technische und 90 gewerbliche - unterstützt der IME-Konzern die Stadt Essen bei wesentlichen Investitionsherausforderungen sowie der Stadt- und Quartiersentwicklung.

Wohn-, Gewerbe-, Verwaltungs-, Kultur- sowie weitere kommunale Immobilien werden professionell aus einer Hand effizient betreut und nachhaltig entwickelt. Unter dem Dach der IME sind sämtliche Zentralfunktionen des Immobilienkonzerns vereint; hierzu zählen insbesondere die Ressorts/Stäbe Personalmanagement und Services, Finanzen und Konzernentwicklung, Unternehmenskommunikation, Recht, Revision, Compliance und Datenschutz sowie die Steuerungseinheiten für die operativen Geschäftsbereiche der Allbau- und GVE-Gruppe. Zusätzlich verantwortet das Referat Schulbau wichtige Handlungsfelder.

Damit wir unsere ambitionierten Ziele regelmäßig erreichen und unsere Dienstleistungskompetenz auf einem konstant hohen Niveau halten, unterstützen wir unsere Mitarbeiter aktiv in den Bereichen Aus- und Weiterbildung, bieten zahlreiche Angebote zur gesundheitlichen Vorsorge und fördern mit attraktiven Arbeitsmodellen die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Darüber hinaus ermöglichen wir Schülern und Studenten verschiedene Berufsfelder in unserem Konzern kennenzulernen, ihre Ausbildung bei uns zu absolvieren oder ihre Studien- und Abschlussarbeiten zu schreiben.

Zur Immobilien Management Essen GmbH (IME) gehören die Allbau-Unternehmensgruppe mit der Immobilien Service Essen GmbH sowie die GVE Grundstücksverwaltung Stadt Essen GmbH.

Ihre Aufgaben bei uns:

Unser Assistenzteam unterstützt beide Geschäftsführer zuverlässig im operativen Tagesgeschäft und trägt maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung strategischer sowie organisatorischer

Aufgaben und Projekte bei.
Dabei übernehmen Sie insbesondere folgende Aufgaben:

• Sie unterstützen die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, priorisieren anstehende Themen und Termine und behalten Fristen zuverlässig im Blick
• Sie organisieren und betreuen die Tätigkeiten der Geschäftsführung in externen Gremien sowie Verbänden und übernehmen unternehmensübergreifende Sonderaufgaben
• Sie führen die interne und externe Korrespondenz, erstellen eigenverantwortlich unterschriftsreife Entscheidungsvorlagen, Präsentationen sowie weitere Unterlagen und übernehmen Rechercheaufträge einschließlich ihrer adressatengerechten Aufbereitung
• Sie gestalten die digitale Weiterentwicklung des Sekretariats aktiv mit und bringen neue digitale Arbeitsweisen sowie Trends ein
• Sie organisieren interne und externe Veranstaltungen, Dienstreisen sowie Termine und übernehmen die Protokollführung in Besprechungen und Sitzungen
• Sie übernehmen allgemeine administrative und koordinierende Aufgaben, beispielsweise den Besucherempfang sowie die Rechnungsbearbeitung

Damit überzeugen Sie uns:

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation, alternativ verfügen Sie über entsprechende Berufserfahrung
• Sie…