Verwaltungsassistenz & Office Management; m​/w​/d

Verwaltungsassistenz & Office Management (m/w/d)

Organisationstalent mit Überblick

Vollzeit oder Teilzeit ab 30 Wochenstunden|Essen|Präsenz vor Ort|Unbefristet

Naketano ist wieder da. Altbekannt, nur ein bisschen neuer.

Wir machen Lieblingsteile für Menschen, die es gerne bequem haben, aber nicht beliebig. Und weil eine starke Marke nicht nur gute Ideen, sondern auch eine verlässliche Organisation braucht, suchen wir jemanden, der im Hintergrund den Überblick behält und dafür sorgt, dass im Alltag alles zusammenläuft.

Als Verwaltungsassistenz & Office Manager (m/w/d) bist du die zentrale organisatorische Anlaufstelle für die Naketano GmbH und unsere verbundenen Unternehmen. Du arbeitest unmittelbar mit der Unternehmensleitung zusammen, koordinierst Termine und Informationen, hältst Fristen nach und unterstützt Mitarbeitende ebenso wie externe Ansprechpartner.

Dabei erledigst du nicht nur klassische Verwaltungsaufgaben:
Du übernimmst eigene kleinere Projekte und Sonderthemen, bereitest Entscheidungen vor und kommunizierst im Namen des Unternehmens mit Dienstleistern und Behörden. Vertrauliche geschäftliche und persönliche Informationen behandelst du jederzeit.

Du bist zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und externe Kontakte und arbeitest eng mit der Unternehmensleitung zusammen. Du priorisierst Termine selbstständig, koordinierst Informationen und behältst offene Themen im Blick. Bestellungen und Dienstleisterbeauftragungen löst du innerhalb der jeweils abgestimmten Budget- und Freigabegrenzen aus.

Die Rolle hat keine personelle Führungsverantwortung. Entscheidend sind Eigenständigkeit, Diskretion und die Bereitschaft, Verantwortung für Organisation und Umsetzung zu übernehmen.

• Du organisierst den Büroalltag und sorgst dafür, dass administrative Abläufe zuverlässig funktionieren.
• Du bearbeitest Post, E-Mails und Telefonanfragen und verwaltest zentrale E-Mail-Postfächer.
• Du koordinierst und priorisierst Termine und Kalender eigenständig.
• Du bereitest Besprechungen vor und nach und verfolgst Aufgaben, Fristen und Entscheidungen.
• Du erstellst und formatierst Schreiben, Tabellen und Präsentationen und stellst Informationen sowie Entscheidungsgrundlagen zusammen.
• Du pflegst Stammdaten, Unterlagen und digitale Ablagesysteme.

• Du planst und buchst Geschäftsreisen und bereitest Reisekostenabrechnungen vor.
• Du organisierst Meetings, Veranstaltungen und Mitarbeiterevents.
• Du bestellst und verwaltest Bürobedarf und koordinierst den Fuhrpark.
• Du organisierst und steuerst externe Dienstleister und löst Bestellungen beziehungsweise Beauftragungen innerhalb abgestimmter Freigaben aus.
• Du kommunizierst verbindlich mit externen Dienstleistern und Behörden.

• Du verwaltest Verträge, Versicherungen sowie rechtliche und behördliche Unterlagen.
• Du bearbeitest administrative Personalthemen und unterstützt im Bewerbermanagement.
• Du pflegst Personalakten, Urlaubsübersichten und Zeiterfassungen.
• Du prüfst und erfasst Rechnungen, erstellst Ausgangsrechnungen und bereitest Unterlagen für die Buchhaltung vor.
• Du unterstützt die Unternehmensleitung bei organisatorischen und persönlichen – ausdrücklich nicht privaten – Anliegen.

• Du koordinierst eigenständig kleinere Projekte und Sonderthemen für die Unternehmensgruppe.
• Du holst Informationen ein, bereitest Sachverhalte übersichtlich auf und hältst die Umsetzung vereinbarter Maßnahmen nach.
• Du erkennst organisatorischen Handlungsbedarf, schlägst pragmatische Lösungen vor und entwickelst Abläufe aktiv weiter.

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ist wünschenswert; alternativ überzeugst du mit einer anderen passenden…