Assistenz Core Business Portfolio; w​/m​/d); Teilzeit, Std​/Woche

Stellenbezeichnung: Assistenz Core Business Portfolio (w/m/d) (Teilzeit, 30 Std./Woche)
Wie du dich einbringst

Im direkten Umfeld einer C-Level- oder Senior-Management-Führungskraft gestaltest du den gesamten Management-Zyklus aktiv mit und sorgst dafür, dass Entscheidungen gut vorbereitet, klar getroffen und konsequent nachverfolgt werden.

Du steuerst den Management-Zyklus deiner Führungskraft ganzheitlich und koordinierst regelmäßige Meetings, Auswärtstermine und wichtige Entscheidungsprozesse , sodass alle Formate sinnvoll aufeinander abgestimmt sind.

Durch die strukturierte Planung, Organisation und Pflege eines integrierten Kalenders für Meetings, Steuerungskreise, Projekt-Reviews und Entscheidungssitzungen stellst du sicher, dass Kapazitäten effizient genutzt und Prioritäten sichtbar  enger Zusammenarbeit mit Senior Management und Fachabteilungen erstellst und koordinierst du Tagesordnungen , sorgst für die rechtzeitige Bereitstellung aller Dokumente und Entscheidungsunterlagen und hältst deren Qualität auf einem hohen Niveau.

Mit einem klaren Blick für Verbindlichkeit dokumentierst du Entscheidungen, To-dos und Verantwortlichkeiten , verfolgst Folgemaßnahmen aktiv nach und stellst sicher, dass Fristen , Zuständigkeiten und Status transparent bleiben.

Auf Basis der Inhalte aus den verantwortlichen Bereichen bereitest du Entscheidungsvorlagen, Briefings und zusammenfassende Berichte vor und bereitest Informationen so auf, dass Führungskräfte schnell und sicher entscheiden können.

Im bereichsübergreifenden Zusammenspiel koordinierst du relevante Stakeholder , einschließlich interner und ausgewählter externer Partner, strukturierst Kommunikationswege und sorgst dafür, dass alle Beteiligten im Management-Zyklus gut eingebunden sind.

Als fortgeschrittenes Gatekeeping filterst, kategorisierst und priorisierst du Anfragen selbstständig nach ihrer strategischen und operativen Relevanz, schützt die Zeit deiner Führungskraft und hältst gleichzeitig wichtige Themen im Fluss.

Was dich auszeichnet

Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit, idealerweise ergänzt durch Weiterbildungen im Bereich Executive Assistance , Projekt- oder Prozessmanagement , sodass du komplexe Management-Umfelder sicher überblickst.

Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion für Führungskräfte , einschließlich fundierter Zusammenarbeit mit C-Level- oder Senior-Management-Teams , ermöglicht dir ein souveränes Agieren auf  der Steuerung komplexer Terminplanungen und Entscheidungsprozesse behältst du den Überblick, verknüpfst Inhalte mit Kapazitäten und stellst sicher, dass Führungskräfte zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen arbeiten können.

Sehr gute Kenntnisse in MS Office , insbesondere in PowerPoint zur Erstellung und Anpassung von Management-Präsentationen sowie in Excel für Listen, Übersichten und Nachverfolgungen, nutzt du, um Inhalte klar, strukturiert und aussagekräftig aufzubereiten.

Mit einem sicheren Umgang in digitalen Tools für Zusammenarbeit und Projektmanagement – etwa MS Teams, SharePoint, Planner oder vergleichbaren Systemen – unterstützt du transparente Kommunikation, effiziente Abstimmung und die verlässliche Nachverfolgung von

Aufgaben .

Du kommunizierst sehr sicher auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift , passt deine Sprache unterschiedlichen Hierarchieebenen an und trittst auch in anspruchsvollen Situationen professionell und lösungsorientiert  deinem Arbeitsstil zeigst du ein hohes Maß an Selbstständigkeit , arbeitest vorausschauend und proaktiv , gehst mit Zeitdruck, vielfältigen

Anforderungen und kurzfristigen Änderungen souverän um und wahrt dabei stets Diskretion, Integrität und gutes Urteilsvermögen im Umgang mit vertraulichen Themen.

Was wir dir bieten

Sinn und Wirkung . Bei Eppendorf arbeitest du an Lösungen, die die Lebensbedingungen von Menschen weltweit verbessern.

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