Sekretär* Geschäftsleitung; Landesbezirksleitung

Im Landesbezirk Hamburg ist ab sofort eine unbefristete Vollzeitstelle eine
* r Sekretär
* in der Geschäftsleitung (Landesbezirksleitung) im Bereich der Landesbezirksleitung zu besetzen.

Du übernimmst eine zentrale Schnittstellenfunktion, unterstützt bei der Organisation und Koordination aller Landesbezirksleitungsangelegenheiten und bringst Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Dokumenten, Fristen und rechtlichen Sachverhalten mit.

Als Sekretär
* in der Geschäftsleitung (Landesbezirksleitung) trägst du maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäftes bei.

Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung; idealerweise bringst du mehrjährige Erfahrung im Bereich Assistenz und/oder als Sekretär
* in der Geschäftsleitung mit.

In hektischen Situationen behältst du den Überblick, setzt Prioritäten sicher und zeichnest dich durch eine hohe Belastbarkeit aus. Du zeigst außerordentliches Engagement und hast ein gutes Gespür für interne Abläufe sowie für Prozesse, die optimiert werden können. Du bringst höfliche Umgangsformen, ein professionelles, freundliches und verbindliches Auftreten sowie eine sichere Kommunikation in Wort und Schrift mit. Eine zuverlässige, lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise zeichnen dich aus.

Sozialkompetenz, Engagement, Loyalität und Diskretion werden vorausgesetzt.

• Du übernimmst die Rolle einer verbindlichen und kompetenten Ansprechperson für interne und externe Geschäftsvorgänge – in direkter Abstimmung mit der Landesleitung.
• Du unterstützt die Landesleitung in allen organisatorischen, administrativen und operativen Belangen, sowie der täglichen Arbeit.
• erstellen/verarbeiten von Präsentationen, Berichte und Analysen in enger Zusammenarbeit mit der Landesleitung.
• Vorbereitung und Betreuung von Meetings, Tagungen, Gremiensitzungen und externer Veranstaltungen – inklusive Terminplanung, Überwachung und Protokollführung.
• Vor- und Nachbereitung von Gesprächsterminen inklusive der Protokollführung.
• Bearbeitung allgemeiner Korrespondenz und Übernahme klassischer administrativer Verwaltungs- und Assistenzaufgaben.
• Bearbeitung der Tagespost (auch elektronisch), Organisation der Ablage, Rechnungswesen, Fristenkontrolle sowie die Erledigung des Schriftwechsels.
• Fundierte Kenntnisse und routinierter Umgang in Microsoft 365 (Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook), sowie Offenheit für digitale Tools und neue Technologien werden vorausgesetzt.
• Kommunikation mit dem DGB, den Schwestergewerkschaften sowie Senatskanzlei und
  -behörden, Büros von Senator
  * innen, Fraktionen, Bürgerschaft gehören ebenfalls dazu. Aus diesem Grund sind auch Kenntnis der personellen Besetzung des Senats, des DGB und der Gewerkschaftsspitzen unabdingbar.

• Gute Arbeit in einer sinnstiftenden Organisation
• Einen sicheren und unbefristeten Job
• Ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
• Gute Arbeitsbedingungen zum Ausgleich zwischen Beruf und Privatleben, darunter:
• 38 Stunden-Woche mit Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonto
• Konkurrenzfähige Tarifvergütung mit 13 Monatsgehalt und Urlaubsgeld
• 33 Tage Urlaub im Jahr
• Möglichkeit zur mobilen Arbeit
• Gleitzeit
• Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm
• Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Sozial- und Vorsorgeleistung
• Zuschuss zum HVV-/Deutschlandticket

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