Büroassisten​/in; m​/w​/d

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und möchtest mehr als nur klassische Büroarbeit? Dann suchen wir genau dich!

Die Sicura Sicherheit Gmb Hist ein dynamisch wachsendes Sicherheits- und Serviceunternehmen mit operativen Tätigkeiten inacht Bundesländern.

Wir betreuen vielfältige Sicherheits- und Serviceaufträge und verbinden professionelle Dienstleistungen mit einer flexiblen, praxisorientierten Unternehmensorganisation.

Zur Verstärkung unserer zentralen Verwaltung suchen wir eine engagierte, zuverlässige und durchsetzungsstarke Persönlichkeit, die administrative Prozesse eigenständig betreut und als wichtige Schnittstelle zwischen Personalmanagement, Geschäftsführung und operativem Geschäft fungiert.

Dich erwartet eine vielseitige Position mit Verantwortung, kurzen Entscheidungswegen und der Möglichkeit, aktiv an der Weiterentwicklung unseres Unternehmens mitzuwirken.

• Eigenständige Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen und Personalunterlagen
• Organisation und Durchführung von Bewerbungsgesprächen
• Aktive Unterstützung im Recruiting und bei der Personalauswahl
• Erstellung von Bescheinigungen, Abmahnungen, Kündigungen und weiteren personalbezogenen Dokumenten nach internen Vorgaben
• Pflege und Verwaltung von Personalakten und Mitarbeiterdaten
• Administrative Betreuung unserer Mitarbeitenden an unterschiedlichen Einsatzstandorten
• Kommunikation mit Bewerbern, Mitarbeitenden und operativen Verantwortlichen

• Prüfung, Kontrolle und Aufbereitung von Arbeitszeiten und abrechnungsrelevanten Daten
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten
• Bearbeitung von E-Mails, Dokumenten und interner sowie externer Korrespondenz
• Erstellung und Pflege von Excel-Tabellen, Übersichten und Auswertungen
• Strukturierung, Digitalisierung und Optimierung bestehender Verwaltungsprozesse
• Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

• Administrative Unterstützung des operativen Tagesgeschäfts
• Abstimmung mit Mitarbeitenden und operativen Verantwortlichen
• Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Sicherheits- und Serviceaufträgen
• Bearbeitung kurzfristiger organisatorischer Herausforderungen
• Unterstützung bei der standortübergreifenden Koordination unserer Aktivitäten in acht Bundesländern
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Verwaltung und operativem Geschäft

• Verwaltung und Organisation unserer betrieblichen Fahrzeugflotte
• Koordination von Wartungs-, Werkstatt- und Prüfterminen
• Überwachung fahrzeugbezogener Dokumente und Fristen
• Unterstützung bei der Fahrzeugdisposition und allgemeinen Fuhrparkorganisation

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und einschlägige Berufserfahrung im Büro-, Verwaltungs- oder Personalbereich sind ausdrücklich erwünscht
• Idealerweise praktische Erfahrung im Personalmanagement, Recruiting oder in der Buchhaltung
• Gute Kenntnisse in MS Excel, Outlook, Microsoft Teams und im Umgang mit PDF-Dokumenten
• Erfahrung mit oder Interesse an modernen KI-Tools zur Unterstützung und Optimierung administrativer Prozesse
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Führerschein der Klasse B
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Flexibilität und Durchsetzungsvermögen
• Hohe Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck strukturiert und zuverlässig zu arbeiten
• Selbstständige, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Personal- und Unternehmensdaten
• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
• Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, auch bei kurzfristigen Herausforderungen aktiv mit anzutacken

Au…