Assistentin DES Vorstands​/Assistent DES Vorstands; w​/m​/d

Wir suchen eine/n

ARBEITSORT KASSEL | VERGÜTUNG BIS ZU ENTGELTGRUPPE E 9A DES TARIFVERTRAGS FÜR DEN ÖFFENTLICHEN DIENST (TVöD-Bund) | MOBIILES ARBEITEN IST MÖGLICH | AB SOFORT

In Ihrer Rolle als Assistenz unterstützen Sie den Vorstand als administrative und organisatorische Schnittstelle, indem Sie sowohl die interne Kommunikation in Richtung Team als auch den Außenkontakt und die Gremienarbeit koordinieren. Sie wirken entscheidend dabei mit, unsere internen Prozesse und Büroabläufe auf- und auszubauen.

• Sie unterstützen den Vorstand eigenverantwortlich in allen administrativen und organisatorischen Belangen, koordinieren Termine und Fristen souverän mit externen Partnern und bereiten ge-schäftliche Dokumente, Analysen sowie Korrespondenzen präzise und qualitätsgesichert vor.
• Sie koordinieren als zentrale Anlaufstelle des ZfSS die interne und externe Kommunikation, steuern und kanalisieren den gesamten Informationsfluss zwischen Vorstand, Team sowie externen Stakeholdern und bereiten komplexe Daten und Präsentationen zielgruppengerecht auf.
• Sie verantworten die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, steuern das Mahnwesen sowie die Stammdatenpflege im ERP-System und bereiten qualifizierte Finanzreportings für den Finanzbereich, die Steuerberatung und die Gremienarbeit vor.
• Sie wirken bei der Gestaltung unserer internen Büro-, Wissens- und Dokumentationsprozesse mit, bauen den Assistenzbereich auf und koordinieren die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sowie die Einführung einer modernen Verwaltungssoftware.

In jedem Fall:

• Eine abgeschlossene, mindestens dreijährige Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich oder in der Verwaltung, z.
  
  B. als Verwaltungsfachangestellte /
  -angestellter, Kauffrau /
  -mann für Büromanagement, Industriekauffrau /
  -mann oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Schnittstellenfunktion, kombiniert mit Kenntnissen in der vorbereitenden Buchhaltung (z.
  
  B. Rechnungsprüfung, Spe-sen- und Reisekostenabrechnung, Kontierung)
• Sicherer Umgang mit Office-Produkten, z.
  
  B. E-Mail-Programme, Präsentationen, Word, Excel
• Koordinations- und Organisationsfähigkeit
• Diskretion und Loyalität
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie zielgruppengerechte Kommunikation

Was schätzen wir an Ihnen als Teil unseres ZfSS-Teams?

Sie nutzen Ihre Gestaltungsspielräume, übernehmen Verantwortung und bringen auch unklare Situati-onen souverän zum Ziel.

Sie agieren empathisch und kooperativ, um ein starkes Miteinander und eine lösungsorientierte, pro-duktive Zusammenarbeit zu fördern.

Im besten Fall:

• Erste Erfahrung in der Zusammenarbeit mit der öffentlichen Verwaltung bzw. mit den Strukturen der öffentlichen Verwaltung
• Verständnis für die Besonderheiten des organisierten Sports (u. a. Verbands- und Vereinsstrukturen mit Landessportbünden, Fachverbänden und Vereinen)
• Erste Erfahrung und Kenntnisse in der Öffentlichkeitsarbeit
• Erfahrung mit moderner Verbands- und Verwaltungssoftware sowie im digitalen Dokumentenmanagement
• Erfahrungen mit gängigen Projektmanagementmethoden

• Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ist uns ein zentrales Anliegen. Die Rahmenbedingungen für mobiles Arbeiten (Homeoffice) werden in der Aufbauphase gemeinsam im Team entwickelt.
• Vergütung in Anlehnung an den TVöD-Bund
• Flexible Arbeitszeiten, Freizeitausgleich und 30 Tage Urlaub (24./31.12. als arbeitsfreie Tage)
• Fachlich-persönliche Weiterentwicklung (z.
  
  B. Weiter- und Fortbildungen)
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit und Mitgestaltung einer Organisation im Aufbau

Mit dem Aufbau des ZfSS entsteht eine neue bundesweite und…