Teilzeit Office & Finance Manager; m​/w​/d

Du liebst Ordnung, denkst mit und fragst dich bei wiederkehrenden Aufgaben eher „Wie kann ich das automatisieren?“ als „Wann mache ich das nächsten Monat wieder?“ Dann könnte das ziemlich gut passen.

Wir sind Strehlow Media
, eine Performance-Marketing-Agentur aus Kiel. Unser Team besteht überwiegend aus Spezialisten für Paid Social, Performance Marketing, Creative, Tracking und weitere digitale Disziplinen.

Was uns jetzt fehlt, ist die Person, die alles drumherum zusammenhält
.

Wir suchen deshalb jemanden, der unsere kaufmännischen und organisatorischen Themen eigenständig übernimmt: von DATEV und vorbereitender Buchhaltung über Office Management und administrative Aufgaben bis hin zur Verbesserung und Automatisierung der eigenen internen Prozesse in der Buchhaltung.

Du sorgst dafür, dass unser Unternehmen im Hintergrund genauso gut funktioniert wie unsere Arbeit für unsere Kunden.

Du übernimmst einen großen Teil unserer vorbereitenden Buchhaltung und bist die zentrale Schnittstelle zu unserem Steuerberater.

• Arbeiten mit DATEV und DATEV Unternehmen online
• Belege sammeln, prüfen, zuordnen und hochladen und das ganze automatisieren
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen organisieren
• Debitoren- und Kreditorenthemen
• Bank-, Kreditkarten- und Zahlungsbelege sauber zuordnen
• offene Posten im Blick behalten
• Zahlungsverkehr vorbereiten bzw. durchführen
• Reisekosten und sonstige Abrechnungen bearbeiten
• Kostenstellen und Buchhaltungsunterlagen sauber pflegen
• Monatsabschlüsse organisatorisch vorbereiten
• Rückfragen unseres Steuerberaters eigenständig beantworten
• unsere Buchhaltung so vorbereiten, dass beim Steuerberater möglichst wenig manuelle Arbeit anfällt

** Du bist gleichzeitig der organisatorische Mittelpunkt unseres Kieler Büros.

• allgemeine Büroorganisation
• Post und Bestellungen
• Büromaterial und Ausstattung
• Organisation unserer Arbeitsplätze
• Kommunikation mit externen Dienstleistern
• Verträge, Dokumente und Ablagen organisieren
• Versicherungen und administrative Themen begleiten
• Reisen, Meetings und Termine organisatorisch vorbereiten
• kleinere interne Veranstaltungen und Teamevents mitorganisieren
• organisatorisches Onboarding und Offboarding unterstützen
• den Überblick über wiederkehrende administrative Aufgaben behalten
• und manchmal schlicht Dinge lösen, bei denen noch niemand vorher festgelegt hat, wer dafür verantwortlich ist

** Zum Beispiel:

• Informationen zusammentragen
• Unterlagen vorbereiten
• administrative Themen nachhalten
• Termine und kleinere Projekte koordinieren
• mit Behörden, Dienstleistern oder anderen Ansprechpartnern kommunizieren
• Aufgaben übernehmen, die sonst unnötig bei Geschäftsführung oder COO hängen bleiben würden

** Gemeinsam wollen wir unsere internen Prozesse immer weiter automatisieren und vereinfachen. Das können einfache Vorlagen sein, bessere Prozesse oder Automatisierungen mit Tools, AI und Schnittstellen.
Zum Beispiel:

• keine Angst vor neuen Tools haben
• sehr digital arbeiten
• ChatGPT, Claude, Agenten und AI als Arbeitswerkzeug verstehen
• Prozesse hinterfragen
• wiederkehrende Arbeit erkennen
• Spaß daran haben, dir selbst Arbeit wegzuautomatisieren

Uns ist nicht wichtig, wie deine bisherige Stelle genau hieß. Du könntest zum Beispiel aus Buchhaltung, Steuerberatung, kaufmännischer Verwaltung oder Office Management kommen.

Wichtig sind uns:

• kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung
• praktische DATEV-Erfahrung
• sehr sicherer Umgang mit digitalen Tools
• strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• pragmatische, schnelle Arbeitsweise
• die Fähigkeit, Aufgaben selbst zu erkennen und zu Ende zu bringen

Erfahrung mit Make,…