Assistent:in​/Sekretär: Institutsbereichsleitung; w​/m​/d

Assistent:in / Sekretär:in der Institutsbereichsleitung (w/m/d)

Das Helmholtz-Institut Erlangen-Nürnberg für Erneuerbare Energien (HI ERN) erforscht und entwickelt material- und prozessbasierte Lösungen für eine klimaneutrale Energiezukunft. Unser Institut arbeitet interdisziplinär und international. Zur Unterstützung der Leitung des Institutsbereichs Energy Materials and Devices - Photovoltaik (IMD-3) mit rund 60 Mitarbeitenden am Standort Erlangen suchen wir Verstärkung für unser Institutsbereichssekretariat.

Mit Ihrem Organisationstalent schaffen Sie den Freiraum, damit exzellente Forschung erfolgreich sein kann. Als verlässliche Anlaufstelle der Leitung des Institutsbereichs gestalten Sie den Arbeitsalltag aktiv mit, übernehmen Verantwortung und bringen Struktur in ein abwechslungsreiches Umfeld. Freuen Sie sich auf eine vielseitige Tätigkeit, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld und ein kollegiales Team, in dem Ihr Beitrag sichtbar ist und den Unterschied macht.

Sie übernehmen vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf im Institutsbereich bei.

Sekretariat der Institutsbereichsleitung

• Organisation des Sekretariats sowie Unterstützung der Leitung des Institutsbereichs im operativen Tagesgeschäft
• Koordination von Terminen, Korrespondenz und administrativen Abläufen

Reise- und Besuchsmanagement

• Organisation und Abrechnung nationaler und internationaler Dienstreisen
• Betreuung von Gästen sowie Vorbereitung von Besuchsprogrammen und Terminen

Veranstaltungsorganisation

• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops, Konferenzen und Veranstaltungen an den Institutsstandorten in Erlangen und Nürnberg
• Koordination von Einladungen, Räumlichkeiten und Catering

Büroorganisation

• Organisation des Backoffice (Post, Unterschriftsmappen, allgemeine Korrespondenz)
• Sicherstellung effizienter administrativer Prozesse im Institutssekretariat

Administrative Sonderaufgaben

• Unterstützung bei organisatorischen Projekten und wechselnden administrativen Aufgaben
• Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, beispielsweise als:
  • Kaufmann/-frau für Büromanagement
  • Verwaltungsfachangestellte:r
  • Fremdsprachenkorrespondent:in/Europasekretär:in
  • oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs- oder Organisationsfunktion
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel, Outlook)
• Kommunikationsstärke und Serviceorientierung
• Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

• Sinnstiftende Aufgaben: Die Position bietet eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld
• Urlaub: Du erhältst bei uns 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit des gewählten Arbeitszeitmodells) plus freie Brückentage (z.B. zwischen Weihnachten & Neujahr)
• Flexibilität: Flexible Arbeitszeitmodelle inklusive vollzeitnaher Optionen ermöglichen eine individuelle Gestaltung Ihrer Arbeitszeit
• Wissen & Weiterbildung: Ihre Weiterentwicklung ist uns wichtig – wir fördern Sie gezielt und individuell
• Erfolgreicher Einstieg: Uns ist es wichtig, dass Sie schnell im Team ankommen und strukturiert in Ihre Aufgaben eingearbeitet werden. Zudem begleiten wir Sie von Beginn an und erleichtern Ihnen den Start durch unsere Welcome Days und unseren Welcome Guide
• Faire Vergütung: In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe 8 TVöD-Bund. Alle Informationen zum Tarifvertrag des TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI. Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort auf Seite 69 ff. des PDF-Downloads
• Zusätzliche Benefits: Profitieren Sie von attraktiven Zusatzleistungen wie einer betrieblichen Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss. Zusätzlich zum Grundgehalt gibt es eine zusätzliche tarifliche Sonderzahlung zum Jahresende
• Perspektive: Nach einer 2-jährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie uns…