Sekretariat - Auftragsabwicklung & Rechnungsstellung; m​/w​/d

Unbefristet
· Vollzeit (40 Std./Woche)
· ab sofort oder nach Vereinbarung
· Köln Rheinauhafen

Wir sind ein etabliertes Kölner Familienunternehmen (seit 1960) im Bereich Personalentwicklung für die öffentliche Verwaltung, Sparkassen und weitere Organisationen. Gemeinsam mit unserem rund 25-köpfigen Trainer:innenteam gestalten wir Trainings, Workshops und Coachings deutschlandweit – mit Sitz am Kölner Rheinauhafen.

Geführt wird das Institut von einem weiblich-männlichen Tandem, das für kurze Wege, offene Kommunikation und moderne Zusammenarbeit steht. In unserem kleinen, humorvollen Team verbinden wir Tradition mit digitalem Arbeiten: weitgehend papierarm und mit effizienten Tools im täglichen Miteinander.

Die ausgeschriebene Rolle ist bei uns seit vielen Jahren etabliert und wird zum Jahreswechsel neu besetzt – Sie starten mit einer gründlichen Einarbeitung und Übergabe.

• Unbefristete Vollzeitstelle mit 30 Tagen Urlaub
• Feste Betriebsferien: zwei Wochen Ende Juli/Anfang August und von Weihnachten bis ins neue Jahr
• 38.000–45.000 € brutto/Jahr, je nach Erfahrung
• Ein Tag Homeoffice pro Woche nach der Einarbeitung
• Bedarfsorientierte Weiterbildungen
• Deutschlandticket und sehr gute ÖPNV-Anbindung
• Zuschuss zu Sport bzw. Fitnessstudio

• Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Institut, nehmen Kundenanfragen entgegen und sind Ansprechperson für unsere Kund:innen und Trainer:innen
• Sie wickeln unsere Seminaraufträge im CRM-System ab – von der Anlage bis zum Abschluss
• Sie erstellen unsere Kundenrechnungen und prüfen die Honorarrechnungen unserer Trainer:innen
• Sie behalten offene Posten im Blick und kümmern sich um Zahlungserinnerungen
• Sie koordinieren Seminartermine und pflegen unsere Kundenstammdaten
• Bei hausinternen Seminaren begrüßen und betreuen Sie unsere Teilnehmenden vor Ort
• Sie schreiben Angebote mit, recherchieren passende öffentliche Ausschreibungen und bereiten die Unterlagen dafür vor

• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung oder kaufmännischen Sachbearbeitung
• Sehr genaue und verlässliche Arbeitsweise, Sicherheit im Umgang mit Zahlen
• Ausgeprägte Selbstorganisation – Sie behalten auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, professionelles Auftreten am Telefon
• Affinität zu digitalen Systemen – wir arbeiten mit Salesforce und DATEV, beides bringen wir Ihnen in Ruhe bei
• Sie dokumentieren sauber, denken in Prozessen mit und behandeln sensible Daten diskret

Schicken Sie uns Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf an  – vielleicht dürfen wir Sie schon bald in unserem Team begrüßen. Ihr Ansprechpartner:
Aaron Müller

Institut Dr. Müller Köln
Anna-Schneider-Steig 10
· 50678 Köln
0221 /  ·