Sachbearbeiter​/-in Gremien und Organisation

Sachbearbeiter/-in Gremien und Organisation (m/w/d)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Dezernat Allgemeine Verwaltung eine/-n Sachbearbeiter/-in Gremien und Organisation (m/w/d).

Mit mehr als 620.000 Einwohnerinnen und Einwohnern ist Leipzig eine der sich am dynamischsten entwickelnden Städte Deutschlands mit vergleichsweise sehr hoher Lebensqualität. Dazu tragen in nicht unerheblichem Maße auch die kommunalen Unternehmen bei, indem sie neben elementaren Aufgaben der Daseinsvorsorge vielfältige Beiträge zur Erfüllung von Zielen von erheblicher stadtstrategischer Bedeutung leisten.

• Angebotsart:
  Arbeit
• Arbeitgeber:
  Stadt Leipzig Personalamt Abteilung Personalgewinnung
• Anstellungsart:
  Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)
• Befristung: unbefristet
• Berufsbezeichnung:
  Verwaltungsfachangestellte/r – Kommunalverwaltung, Kaufmann/-frau – Büromanagement

• Verantwortung für das zentrale Vorlagenmanagement des Dezernats Allgemeine Verwaltung – von der Workflowbearbeitung über Terminüberwachung bis zur Qualitätssicherung
• Koordination von Verfahrensabläufen für Vorlagen, Anträge, Anfragen und Mitzeichnungsprozesse zwischen Ämtern und Dezernaten
• Aufbereitung und Plausibilitätsprüfung von Vorlagen, Stellungnahmen und Synopsen als Entscheidungsgrundlage für den Beigeordneten für Allgemeine Verwaltung
• Beschluss- und Sitzungscontrolling:
  Nachverfolgung, Bearbeitung und Überwachung von Aufträgen aus der Dienstberatung des Oberbürgermeisters, Fachausschüssen und Ratsversammlung
• Pflege der Rats- und Ausschussvorgänge im Ratsinformationssystem ALLRIS sowie Weiterentwicklung interner Prozesse und Formatvorlagen
• Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen inklusive Sprechzettel, Präsentationen und Protokollen
• eigenständige Büroorganisation:
  Posteingang/-ausgang, Aktenführung, Workflow-Bearbeitung, Terminmanagement, Besprechungsvorbereitung und Betreuung von Besuchenden
• Kommunikations- und Informationsmanagement:
  Korrespondenz, Auskunftserteilung, Protokollführung und Schnittstellenfunktion zwischen Verwaltung, Politik und Öffentlichkeit
• Organisation und Abwicklung von Dienstreisen, Beschaffungen, Inventar- und Raumplanung
• Unterstützung der Referentinnen/Referenten und Vertretung der Ersten Sekretärin des Bürgermeisters
• Sicherstellung eines kontinuierlichen und serviceorientierten Geschäftsbetriebs im Dezernatsbüro während der Service- und Kernzeiten

• abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Angestelltenprüfung I, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte/r für Büro oder eine vergleichbare Ausbildung
• mehrjährige Berufserfahrung in Sekretariaten oder Assistenzfunktionen, vorzugsweise im öffentlichen Dienst
• nachweisbare Berufserfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen
• sichere Anwendung von Verwaltungsrecht, Geschäftsordnungen und Dienstanweisungen in der täglichen Arbeit
• fundierte IT-Kenntnisse, insbesondere in MS Office;
  Erfahrung mit elektronischen Akten- und Ratsinformationssystemen (zum Beispiel ALLRIS) wünschenswert
• Fähigkeit, Arbeits- und Entscheidungsprozesse strukturiert zu planen, Fristen einzuhalten und Zuarbeiten zu koordinieren
• Kompetenz in der Prüfung, Bewertung und Aufbereitung von Vorlagen, Stellungnahmen und Synopsen als Entscheidungsgrundlage
• stilsichere schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie adressatengerechte Kommunikation mit Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit
• Fähigkeit zur konstruktiven Zusammenarbeit mit Ämtern, Dezernaten und Gremien sowie zur Koordination komplexer Mitzeichnungsprozesse
• Belastbarkeit und Zuverlässigkeit bei gleichzeitiger Bearbeitung mehrerer Aufgaben und Prioritäten
• hohe Service- und Bürgerorientierung sowie souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpersonen

• eine unbefristete Stelle in Teilzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 30 Stunden
• ein jährliches Einstiegsgehalt zwischen 45.208 Euro und 50.364 Euro brutto entsprechend der Bewertung nach Entgeltgruppe 9a TVöD (Werte entsprechen einer Ausübung der Stelle in Vollzeit einschließlich der Jahressonderzahlung)
• eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• flexible Arbeitszeitmodelle und…