Teamassistenz Bauleitplanung, Umweltplanung und Baugenehmigungen; m​/w​/d

Deine

Aufgaben
Projekt- und Verfahrensunterstützung

• Unterstützung der Projektteams in allen Phasen von Bauleitplanungs-, Umweltplanungs- und Genehmigungsverfahren
• Organisation und Koordination von Verfahrensschritten sowie Nachverfolgung von Terminen und Fristen
• Erstellung, Zusammenstellung und Versand von Unterlagen für Behörden-, Träger- und Öffentlichkeitsbeteiligungen
• Vorbereitung und Unterstützung bei Offenlagen, Beteiligungsverfahren und Genehmigungsanträgen
• Pflege und Verwaltung von Projektakten, Dokumentationen und digitalen Ablagesystemen
• Erstellung und Aktualisierung von Projektübersichten, Statusberichten und Terminplänen
• Einholung, Vergleich und Nachverfolgung von Angeboten externer Planungsbüros, Gutachter und Dienstleister
• Unterstützung bei Ausschreibungen, Vergaben und Vertragsunterlagen

• Koordination von internen und externen Projektterminen
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Abstimmungsterminen
• Erstellung von Besprechungsunterlagen und Protokollen
• Unterstützung der Teamleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Überwachung von Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen

• Organisation und Durchführung von Bürgerinformationsveranstaltungen, Dialogformaten und Beteiligungsverfahren
• Koordination von Veranstaltungsorten, Einladungen, Teilnehmermanagement und technischer Ausstattung
• Erstellung und Aufbereitung von Informations- und Veranstaltungsunterlagen
• Dokumentation und Nachbereitung von Veranstaltungen

• Erstellung und professionelle Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen
• Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation
• Korrespondenz mit Behörden, Kommunen, Fachplanern, Gutachtern, Projektpartnern und weiteren Stakeholdern
• Unterstützung bei der Erstellung von Informations- und Kommunikationsmaterialien

• Organisation, Steuerung und Kontrolle des Rechnungsflows im Fachbereich
• Prüfung, Erfassung und Nachverfolgung eingehender Rechnungen
• Abstimmung mit internen Fachabteilungen sowie externen Dienstleistern
• Unterstützung bei Budgetübersichten, Kostenkontrollen und Mittelverfolgung
• Pflege von Übersichten zu Beauftragungen, Leistungen und Kostenständen

• Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse
• Pflege von Datenbanken, Verzeichnissen und Projektlisten
• Übernahme bereichsübergreifender organisatorischer Aufgaben
• Unterstützung bei Sonderprojekten und strategischen Themen des Fachbereichs

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation
• Alternativ abgeschlossenes Studium oder Ausbildung in den Bereichen Stadtplanung, Raumplanung, Architektur, Landschaftsplanung, Umweltplanung, Geographie, Immobilienwirtschaft, Bauingenieurwesen oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Berufserfahrung in der Projektassistenz, Projektkoordination, Verwaltung oder in planungsbezogenen Tätigkeiten von Vorteil
• Idealerweise Kenntnisse in den Bereichen Bauleitplanung, Umweltplanung, Baugenehmigungen oder Projektentwicklung
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Behörden, Kommunen, Fachplanern, Gutachtern und weiteren Projektbeteiligten wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook
• Erfahrung mit Dokumentenmanagement- und Projektmanagementsystemen von Vorteil

• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Dienstleistungs- und Teamorientierung
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten
• Fähigkeit, mehrere Projekte und Aufgaben parallel zu koordinieren
• Hohe Eigeninitiative sowie Verantwortungsbewusstsein
• Sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
• Mitarbeit an spannenden Projekten in den Bereichen Bauleitplanung, Umweltplanung und Genehmigungen
• Enge Zusammenarbeit mit interdisziplinären Teams und externen Partnern
• Kurze Entscheidungswege und…