Auxiliar administrativo

Descripción de la compañía  Fondo de inversión inmobiliario con actividad en diferentes segmentos del mercado inmobiliario y una estrategia orientada a la inversión, desarrollo y gestión de activos. La compañía se encuentra en una fase de crecimiento y expansión, con un equipo dinámico y una actividad creciente en distintas áreas del negocio.
Buscamos incorporar un/a  Office Manager - Adminstración  para asumir la coordinación y gestión administrativa de la oficina. La posición tendrá un componente administrativo relevante, con especial atención a la gestión de compras, proveedores, facturación y control documental.
Responsabilidades principales  Gestión administrativa y soporte interno   Coordinar y gestionar las tareas administrativas generales de la oficina.
Gestionar documentación, archivos, contratos y bases de datos internas.
Organizar reuniones, viajes, agendas y otras necesidades logísticas del equipo.
Supervisar el correcto funcionamiento de los servicios generales y necesidades de la oficina.
Compras y gestión de proveedores   Recibir, revisar y gestionar facturas de proveedores.
Coordinar los procesos administrativos vinculados a compras y contratación de servicios.
Gestionar altas de proveedores, solicitudes de presupuestos y seguimiento de pedidos.
Mantener actualizada la base de datos de proveedores y las condiciones comerciales acordadas.
Solicitar, recopilar y comparar presupuestos, dando soporte al proceso de selección de proveedores.
Realizar el seguimiento de entregas, servicios contratados e incidencias.
Coordinarse con el equipo de compras para asegurar el cumplimiento de los procedimientos internos.
Facturación y control administrativo   Realizar el seguimiento de facturas pendientes, vencimientos y pagos.
Comprobar que la facturación se corresponde con los servicios y pedidos realizados.
Mantener un control actualizado de gastos administrativos y compras.
Preparar documentación para su validación por el departamento financiero.
Dar soporte en tareas de conciliación y control documental.
Requisitos del puesto (H/M/D)   Experiencia en posiciones de Office Manager, Administración o funciones similares.
Experiencia demostrable en gestión administrativa, coordinación de proveedores y control de facturación.
Experiencia en gestión de compras, presupuestos y seguimiento de proveedores.
Buen manejo de Excel y herramientas ofimáticas.
Competencias personales   Capacidad de organización y planificación.
Alto nivel de autonomía y sentido de la responsabilidad.
Capacidad para gestionar varias tareas y prioridades simultáneamente.
Discreción y capacidad para manejar información confidencial.
Actitud proactiva y orientación al servicio interno.