Sekretär:in/Büroangestellte:r Empfang; m/w/d
in
68161, Mannheim, Baden-Württemberg, Deutschland
Verfasst am 2026-08-28
Unternehmen:
Novumstate GmbH
Vollzeit
position Verfasst am 2026-08-28
Berufliche Spezialisierung:
-
Verwaltung
Büro-Verwaltung, Verwaltungsassistent, Assistent der Geschäftsleitung, Bürokraft
Stellenbeschreibung
Sekretär:in / Büroangestellte:r Empfang (m/w/d)
Novumstate ist ein innovatives Start-up, das die klassische Hausverwaltung durch Digitalisierung, klare Prozesse und moderne Arbeitsweisen neu denkt. Unser Anspruch: effizienter, transparenter und zukunftssicher verwalten – mit Fokus auf Qualität und Kundenzufriedenheit.
Für unsere Hausverwaltung Agregora GmbH im Herzen Mannheims suchen wir eine:n Sekretär:in / Büroangestellte:n (m/w/d) für unseren Empfang. Agregora betreut rund 5.000 Wohneinheiten in der Rhein-Neckar-Region mit einem Team von 11 Kolleg:innen. Du bist das Gesicht unseres Büros – die Position ist eine Präsenzstelle vor Ort (kein Homeoffice).
Aufgaben- Empfang und Betreuung von Eigentümer:innen, Mieter:innen, Dienstleistern und Gästen
- Telefonzentrale:
Anrufe entgegennehmen, weiterleiten und Anliegen dokumentieren - Bearbeitung von Post, Paketen und E-Mail-Eingängen
- Terminkoordination und Fristenüberwachung für das Team
- Büroorganisation:
Material, Besprechungsräume, Ablage und Dokumentenmanagement - Unterstützung der Verwalter:innen bei administrativen Aufgaben
- Unterstützung der Buchhaltung:
Erfassen von Rechnungen und Hilfestellung bei der Ablage - Vorbereitung, Einkuvertieren und Versand von Einladungen, Rundschreiben und weiterer Geschäftspost
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.
B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder vergleichbare Erfahrung - Erfahrung am Empfang, im Sekretariat oder in der Team-Assistenz
- Freundliches, professionelles Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung
- Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
- Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
- Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Diskretion
- 30 Tage Urlaub plus frei am 24.12., 31.12. und an deinem Geburtstag
- Gleitzeit mit Kernarbeitszeit 9:00–14:30 Uhr (Präsenzstelle am Empfang, kein Homeoffice)
- Strukturiertes Onboarding durch das Team
- Modernes Büro in zentraler Lage Mannheims (kein Großraumbüro)
- Monatlich 50 € Guthaben, wenn du einen Monat nicht krank warst
- Regelmäßige Team-Events und offene Unternehmenskultur
Bitte beachten Sie, dass derzeit keine Bewerbungen aus Ihrem Zuständigkeitsbereich für diese Stelle über diese Jobseite akzeptiert werden. Die Präferenzen der Kandidaten liegen im Ermessen des Arbeitgebers oder des Personalvermittlers und werden ausschließlich von diesen bestimmt.
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