Sachbearbeiter; m​/w​/d) Mannheim

Sachbearbeiter (m/w/d) Mannheim

Für ein strukturiertes kaufmännisches Umfeld in Mannheim suchen wir einen Sachbearbeiter (m/w/d), der Unterlagen sauber bearbeitet, Daten verlässlich pflegt und administrative Vorgänge sicher im Blick behält. Die Stelle passt zu Menschen, die gern ordentlich arbeiten, Fristen ernst nehmen und im Büroalltag nicht den Überblick verlieren.

Als Sachbearbeiter (m/w/d) in Mannheim unterstützen Sie interne Verwaltungs- und Büroprozesse, bearbeiten laufende Vorgänge, koordinieren Termine und sorgen dafür, dass Informationen, Unterlagen und Rückmeldungen an der richtigen Stelle zusammenlaufen. Im Tagesgeschäft kommt es darauf an, Themen sauber abzuschließen, offene Punkte nachzuhalten und Abläufe nachvollziehbar zu dokumentieren.

• Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Stamm-, Kunden-, Auftrags- und Bewegungsdaten in internen Systemen und Verwaltungsprogrammen
• Prüfung eingehender Unterlagen, Formulare, Anträge, Bescheinigungen und Nachweise auf Vollständigkeit, Plausibilität und formale Richtigkeit
• Bearbeitung administrativer Vorgänge in der Sachbearbeitung, Büroorganisation und kaufmännischen Verwaltung
• Koordination von Terminen, Rückmeldungen und internen Abstimmungen mit Fachabteilungen, Kollegen und Ansprechpartnern
• Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen sowie strukturierte Weiterleitung an zuständige Stellen
• Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen, Rückmeldeterminen und offenen Vorgängen
• Vorbereitung, Nachverfolgung und Dokumentation von Bearbeitungsständen im laufenden Tagesgeschäft
• Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungen, Statistiken, Berichten und internen Übersichten
• Pflege digitaler und physischer Ablagestrukturen nach internen Vorgaben und Dokumentationsstandards
• Abgleich von Informationen zwischen Unterlagen, internen Rückmeldungen und Systemeinträgen
• Nachhalten fehlender Angaben, Unterlagen oder Rückmeldungen, damit Vorgänge vollständig bearbeitet werden können
• Mitwirkung bei der Verbesserung von Büroabläufen, Verwaltungsprozessen und organisatorischen Standards, wenn Arbeitswege klarer, schneller oder sauberer aufgebaut werden können

• ein strukturierter Arbeitsplatz im Bereich Büro, Verwaltung und kaufmännische Sachbearbeitung
• klare Aufgaben bereiche mit festen Zuständigkeiten und nachvollziehbaren Abläufen
• abwechslungsreiche Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten statt einseitiger Routinen
• enge Zusammenarbeit mit internen Ansprechpartnern, Fachabteilungen und Kollegen
• ein Aufgaben feld mit Fokus auf Datenpflege, Dokumentenprüfung, Terminorganisation und Fristenkontrolle
• ein Arbeitsumfeld, in dem Genauigkeit, Verlässlichkeit und saubere Prozesse geschätzt werden

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, zum Beispiel im Bereich Büromanagement, Verwaltung, Bürokommunikation oder Sachbearbeitung
• erste praktische Erfahrung als Sachbearbeiter, im Backoffice, in der Verwaltung, im kaufmännischen Innendienst oder in der Büroorganisation ist von Vorteil
• sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen, insbesondere bei Schriftverkehr, Tabellen, Listen, Auswertungen und Dokumentenpflege
• strukturierte, sorgfältige und verbindliche Arbeitsweise, auch wenn mehrere Vorgänge gleichzeitig bearbeitet werden müssen
• gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und sauber nachzuhalten
• klare Kommunikation in Wort und Schrift, damit Informationen verständlich aufgenommen, weitergegeben und dokumentiert werden
• sicherer und verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Daten, vertraulichen Unterlagen und internen Informationen
• Deutsch in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit und Abstimmungssicherheit, weil…