Bürokauffrau​/Backoffice Manager; m​/w​/d

Dieses Stellenangebot richtet sich an Kaufleute für Büromanagement, Bürokaufleute und Absolventen vergleichbarer kaufmännischer Ausbildungen, ausdrücklich auch an Berufseinsteiger direkt nach der Abschlussprüfung sowie an Fachkräfte, die nach einigen Jahren in einer größeren Verwaltung mehr Verantwortung in einem kleinen Team übernehmen möchten.

Vollzeit, 40 Stunden, unbefristet, Standort Mannheim (vor Ort), 38.000 bis 45.000 Euro Jahresbrutto, Eintritt nach Vereinbarung.

Local4local begleitet Ingenieur- und Planungsbüros im DACH-Raum bei der Einführung von KI, vom ersten Workshop bis zum Regelbetrieb. Wir sind ein kleines Team in Mannheim und arbeiten direkt mit der Geschäftsführung.

Fester Aufgaben bereich, etwa 80 Prozent der Arbeitszeit:

• Erstellung der Ausgangsrechnungen nach Auftragsstand, Überwachung der Zahlungseingänge und Durchführung des Mahnwesens
• Prüfung und Erfassung der Eingangsrechnungen sowie Vorbereitung der Unterlagen für das Steuerbüro
• Verwaltung der Kundenverträge, Rahmenvereinbarungen und Auftragsbestätigungen einschließlich Laufzeiten und Kündigungsfristen
• Pflege der Kunden-, Lieferanten- und Vertragsstammdaten
• Personalverwaltung:
  Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsplanung sowie Zuarbeit zur Lohnabrechnung
• Büroorganisation:
  Beschaffung von Material und Ausstattung, Abstimmung mit Dienstleistern sowie Verwaltung der Softwareverträge und Lizenzen
• Annahme von Anrufen und Post, Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner sowie Pflege der digitalen Ablage

Einarbeitung, etwa 20 Prozent der Arbeitszeit:
In zwei Abschnitten von jeweils sechs Wochen arbeitest Du Dich in die Werkzeuge ein, die wir auch bei unseren Kunden einführen, jeweils mit Auswertungsgespräch.

• Digitale Ablage und Dokumentenverwaltung in Microsoft 365 und Share Point
• Einsatz von KI-Werkzeugen in der eigenen Verwaltung, etwa für Schriftverkehr, Vorlagen und die Prüfung von Belegen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, als Bürokaufmann oder Bürokauffrau oder in einem vergleichbaren Beruf. Berufserfahrung ist erwünscht, aber keine Bedingung.
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache in Wort und Schrift. Rechnungen, Mahnungen und Schriftverkehr gehen unmittelbar an die Geschäftsführer unserer Kunden.
• Genauigkeit im Umgang mit Zahlen. Eine Rechnung verlässt das Haus erst, wenn Leistungsstand, Betrag und Empfänger stimmen.
• Verlässlichkeit bei Fristen. Zahlungsziele, Vertragslaufzeiten und Abgabetermine für das Steuerbüro werden ohne Erinnerung eingehalten.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook und Excel, sowie die Bereitschaft, Dich in neue Anwendungen einzuarbeiten.

Kenntnisse im Bauwesen oder in der HOAI, Vorerfahrung mit künstlicher Intelligenz sowie eine Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter sind nicht erforderlich. Buchführung und Jahresabschluss übernimmt unser Steuerbüro. Du verantwortest die kaufmännische Verwaltung weitgehend eigenständig. Eine Buchhaltungsabteilung, an die Du Aufgaben abgeben kannst, gibt es nicht.

• 38.000 bis 45.000 Euro Jahresbruttogehalt, Einstufung nach Qualifikation und Erfahrung. Nach zwölf Monaten Überprüfung anhand zuvor schriftlich vereinbarter Ziele.
• Unbefristetes Vollzeitarbeitsverhältnis ab dem ersten Tag
• Geregelte Arbeitszeiten ohne Schicht-, Wochenend- und Bereitschaftsdienst
• Strukturierte Einarbeitung mit festem wöchentlichem Termin mit der Geschäftsführung
• Betriebliche Altersvorsorge und jährliches Weiterbildungsbudget, über dessen Verwendung Du mitentscheidest
• Eingerichteter Arbeitsplatz am Standort Mannheim

• Eingangsbestätigung, inhaltliche Rückmeldung innerhalb von fünf Werktagen
• Erstgespräch per Telefon oder Videokonferenz, etwa 20 Minuten
• Praxisnahe Arbeitsprobe im Umfang von zwei bis drei Stunden
• Persönliches Gespräch an unserem Standort in Mannheim, etwa ein halber Arbeitstag
• Entscheidung und Vertragsangebot