Head of Office Management & Executive Assistant; m​/w​/d

When it really matters“ – nichts beschreibt Alix Partners besser. Denn die  von Alix Partners übernehmen genau dann die Führung erfolgskritischer Projekte in einem Unternehmen, wenn akuter Handlungsbedarf besteht. Erfahrung und Umsetzungskompetenz sind hierbei wichtiger als theoretische Konzepte.

Bei Alix Partners lösen wir die komplexesten und kritischsten Herausforderungen – schnell, entschlossen und mit messbarem Ergebnis. Wir schaffen nachhaltigen Mehrwert für Unternehmen, ihre Mitarbeitenden und die Gesellschaft. Vielfalt und Inklusion, Neugier und vorausdenkendes Handeln sind uns wichtig. Gestalte mit uns die Zukunft der Zusammenarbeit.

Alix Partners lebt hybrides Arbeiten – eine flexible Kombination aus Büropräsenz und mobilem Arbeiten, die echte Work-Life-Integration ermöglicht.

Die Rolle des Office Managers ist – in enger Zusammenarbeit mit allen Corporate Services Bereichen – entscheidend für das ambitionierte Wachstum der Firma.

Als Office Manager verantwortest du den reibungslosen Betrieb unseres Münchner Büros. Du führst die administrativen Fachkräfte des Standorts – einschließlich ihrer Team Leads – und bist zentrale Anlaufstelle für Consulting- und Corporate-Professionals aller Ebenen. Darüber hinaus unterstützt du den Country Leader sowie unsere PMDs als Executive Assistant: als verlässliche:r Sparringspartner:in mit einem Chief-of-Staff-Ansatz.

Diese geschäftskritische Rolle trägt maßgeblich zum reibungslosen Betrieb und zum weiteren Wachstum des Münchner Büros und der gesamten DACH-Region bei. Die Stelle hat eine fachliche Berichtslinie zum Country Leader.

• Leitung und Weiterentwicklung des Office Managements München – für einen effizienten, reibungslosen und skalierbaren Tagesbetrieb
• Verantwortung für Facility Management, Dienstleistersteuerung, Budgetplanung und Service-Qualität
• Betrieb einer großen Büroumgebung (~220 Kolleg:innen, ~3.500 m²) auf höchstem professionellen Niveau
• Einführung klarer Strukturen, Prioritäten und effizienter Arbeitsweisen zur operativen Exzellenz
• Weiterentwicklung des hybriden Arbeitskonzepts im Einklang mit dem Unternehmenswachstum
• Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Prozessen und Sicherheitsstandards

• Enge Zusammenarbeit mit dem Country Leader und Senior PMDs als verlässliche:r Sparringspartner:in
• Effektive Priorisierung und Entscheidungsunterstützung durch starke Koordination (Kalender, Reisen, Schlüsselthemen)
• Hochrangige Executive-Unterstützung – inkl. vertraulichem Umgang mit sensiblen Informationen
• Unterstützung strategischer Initiativen, Business-Development-Aktivitäten und Führungsformaten
• Leitung und Koordination hochrangiger Klienten- und interner Veranstaltungen

• Führung und Entwicklung des Admin-Teams – einer der größten Corporate-Services-Funktionen in DACH – einschließlich der Team Leads
• Förderung von Performance, Engagement und Kompetenzaufbau für eine hochwertige Serviceerbringung
• Aufbau klarer Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten im Team
• Ressourcen- und Workload-Management zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen
• Förderung von Talenten, Coaching und Karriereentwicklung in der Admin-Funktion
• Kultur prägen:
  Zusammenarbeit, Inklusion und eine ausgeprägte Serviceorientierung vorleben

• Vertrauensvolle:r Businesspartner:in für Senior Leadership und PMDs
• Aufbau starker Beziehungen über alle Funktionen und Führungsebenen hinweg
• Proaktives Erwartungsmanagement, Kommunikation und Sicherstellung hoher Servicelevels
• Gewährleistung einer klientenorientierten, erstklassigen Serviceerfahrung im gesamten Büro

Diese Rolle vereint alle genannten Dimensionen – als Servant-Leadership-Vorbild mit einer ausgeprägten „Getting-things-done“-Mentalität.

• Nachgewiesene Erfahrung in der Leitung einer leistungsstarken administrativen Einheit in einem vergleichbaren professionellen Umfeld
• Ausgeprägte Führungs- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten – souverän im Umgang mit Senior Leaders und externen Partnern
• Exzellentes Organisationstalent: effektives Zeitmanagement, Priorisierung, Multitasking und Termintreue auch…