Assistenz der Geschäftsführung

Die Wiese Dental Beratungs GmbH ist ein wachsendes Beratungsunternehmen mit Sitz in München-Bogenhausen. Wir unterstützen Zahnarztpraxen, Kliniken und weitere Unternehmen der Gesundheitsbranche dabei, nachhaltig zu wachsen. Unser Fokus liegt auf der Gewinnung und Bindung qualifizierter Mitarbeitender, der gezielten Patientengewinnung sowie dem Aufbau effizienter Strukturen und Prozesse.

Dabei verbinden wir strategische Beratung mit operativer Umsetzung. Unser Anspruch sind messbare Ergebnisse, eine verlässliche Kundenbetreuung und Lösungen, die Wachstum langfristig planbar machen.

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Koordination und Vorbereitung von Terminen, Meetings und internen Besprechungen
• Nachbereitung von Meetings sowie Dokumentation und Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen, Dokumenten und Entscheidungsgrundlagen
• Bearbeitung der internen und externen Korrespondenz Koordination verschiedener Ansprechpartner, Dienstleister, Kunden und Teammitglieder
• Unterstützung bei der Planung, Steuerung und Umsetzung interner Projekte
• Überwachung von Aufgaben, Fristen, Zuständigkeiten und Projektfortschritten
• Unterstützung bei der Optimierung und Dokumentation interner Prozesse
• Pflege und strukturierte Ablage relevanter Informationen und Dokumente
• Organisation und Begleitung des Onboardings neuer Kunden
• Erstellung und Verwaltung von Whats App-Gruppen und weiteren Kommunikationskanälen für Kundenprojekte
• Beantwortung und Koordination von Kundenanfragen in Whats App-Gruppen, Kundenchats und per E-Mail
• Sicherstellung einer schnellen, freundlichen und verbindlichen Kundenkommunikation
• Weiterleitung fachlicher Kundenanliegen an die zuständigen Teammitglieder
• Nachverfolgung offener Rückmeldungen, Freigaben und benötigter Kundeninformationen
• Pflege von Kundendaten, Projektständen und Aufgaben in unseren digitalen Systemen
• Enge Zusammenarbeit mit den Bereichen Beratung, Recruiting, Marketing und Kundenmanagement
• Übernahme weiterer organisatorischer und projektbezogener Aufgaben im direkten Umfeld der Geschäftsführung

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz, Projektassistenz, im Office Management oder in der Kundenbetreuung
• Ausgeprägte technische Affinität und Freude daran, mit digitalen Tools, Softwarelösungen und automatisierten Prozessen zu arbeiten
• Eine schnelle Auffassungsgabe bei der Einarbeitung in neue Programme und Systeme
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und digitalen Kommunikationstools
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise
• Die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Projekte gleichzeitig zu koordinieren und sinnvoll zu priorisieren
• Ein hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Vorausschauendes Denken und der Anspruch, Probleme möglichst selbstständig zu lösen
• Kommunikationsstärke sowie ein freundliches und professionelles Auftreten gegenüber Kunden und Geschäftspartnern
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Belastbarkeit, Flexibilität und einen souveränen Umgang mit kurzfristigen Veränderungen
• Freude an einem dynamischen, leistungsorientierten und wachsenden Unternehmensumfeld

• Eine verantwortungsvolle Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, eigene Ideen aktiv einzubringen
• Ein strukturiertes Onboarding mit digitalen Schulungsmaterialien und klar dokumentierten Prozessen
• Regelmäßiges Feedback und persönliche Begleitung durch Mentoren und Führungskräfte
• Vielfältige fachliche und persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Schnelle Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in einem stark wachsenden Unternehmen
• Moderne technische Ausstattung sowie hochwertige Arbeitsgeräte und Softwarelösungen (Mac Book only & höhenverstellbare Tische)
• Ein moderner Arbeitsplatz in den Bavaria Towers in München-Bogenhausen
• He…