Executive Assistant to CEO

Koordinationsstarke Executive Assistant mit internationaler Schnittstellenverantwortung im Top-Management eines global agierenden Industriekonzerns im Mobilitätsumfeld

Großraum München / Vollzeit / vor Ort (Remote-Anteil möglich)

Für einen international tätigen Industriekonzern im Mobilitätsumfeld mit mehreren tausend Mitarbeitenden weltweit und einem größeren Standort im Großraum München besetzen wir eine Executive-Assistenzfunktion im CEO Office. In dieser Rolle arbeitest du im direkten Umfeld der obersten Führungsebene und unterstützt ausgewählte Mitglieder des Top-Managements in ihrem anspruchsvollen Tagesgeschäft. Du bist Teil eines erfahrenen Assistenzteams, das eng zusammenarbeitet und als zentrale Schnittstelle zu internen Bereichen, internationalen Einheiten und externen Partnern fungiert.

Die Position bietet dir die Möglichkeit, Abläufe im CEO Office aktiv mitzugestalten, Verantwortung zu übernehmen und dich in einem dynamischen, international geprägten Umfeld weiterzuentwickeln – bei gleichzeitigem Rückhalt durch ein starkes, kollegiales Team.

Rund 800 Mitarbeitende vor Ort am Standort

Gehaltsrahmen ca. 90.000€ p. a. abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation

Großraum München

• Verantwortungsvolle Executive-Assistenzfunktion im CEO Office mit direkter Nähe zur obersten Führungsebene
• Unbefristete Festanstellung in einem international tätigen Automobilzulieferer mit globaler Präsenz
• 40-Stunden-Vertrauensarbeitszeit mit 13,74 Gehältern inkl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie einem variablen Anteil
• Moderner Standort im Großraum München mit Open-Space-Strukturen und engem Austausch mit weiteren Assistenzen (u. a. für unterschiedliche Vorstandsbereiche)
• Eingespielter Assistenzverbund mit klar geregelter Urlaubs- und Krankheitsvertretung sowie gegenseitiger Unterstützung wenn es brennt
• Gestaltungsspielraum, um Prozesse und Abläufe im CEO Office weiterzuentwickeln und digitale Tools (Microsoft 365, KI-Anwendungen, Concur, SAP Success Factors) gezielt einzusetzen
• Eigenverantwortliche, proaktive Unterstützung des CEO in allen operativen, organisatorischen und kommunikativen Assistenzaufgaben im direkten Top-Management-Umfeld
• Enge Zusammenarbeit mit dem CEO Office und dem bestehenden Assistenzteam zur abgestimmten Steuerung von Themen, Terminen und Kommunikationsströmen
• Zentrale Schnittstellenfunktion zu internationalen Executive Offices sowie zu weiteren internen und externen Stakeholdern
• Selbstständige Planung, Vorbereitung und Organisation von (internationalen) Meetings, Workshops und Gremiensitzungen inklusive Agenda-Setting, Einholung und Koordination von Unterlagen sowie konsequenter Nachverfolgung von Maßnahmen
• Organisation und Steuerung komplexer Terminkalender für den CEO und das Top-Management inklusive Priorisierung zeitkritischer Themen und laufender Anpassung an veränderte Prioritäten
• Planung, Buchung und Abwicklung weltweiter Geschäftsreisen sowie Erstellung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen in Concur
• Erstellung, Überarbeitung und Qualitätsprüfung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Reports für die Unternehmensleitung
• Strukturierte Bündelung, Aufbereitung und Weiterleitung von Informationen aus verschiedenen Bereichen, sodass der CEO und die oberste Führungsebene schnell fundierte Entscheidungen treffen können
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Terminen der Unternehmensleitung, internen Gremien und ggf. Aufsichtsratssitzungen in Abstimmung mit dem CEO Office
• Nutzung moderner Büro- und Collaboration-Tools sowie von KI-Anwendungen zur Effizienzsteigerung im Assistenzalltag
• Enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den weiteren Assistenzen der obersten Führungsebene inkl. wechselseitiger Vertretung
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder abgeschlossenes…