Office & Management Assistant im Bankenwesen; m​/w​/d

Du suchst eine Herausforderung in einem dynamischen und multikulturellen Umfeld?
Du treibst Projekte proaktiv voran und wirst Teil des Erfolgs von Airbus Bank?
Dann bist Du bei uns richtig.

Die Airbus Bank ist eine auf Finanzierungen im Bereich Aerospace und Commercial Real Estate spezialisierte Bank. Die 2014 gegründete Bank mit Sitz in München im Herzen Europas ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der Airbus SE, einem weltweit führenden Unternehmen der Luft- und Raumfahrtindustrie.

In dieser vielseitigen Position als Office & Management Assistant (m/w/d) unterstützt Du den reibungslosen
Ablauf unseres Tagesgeschäfts und übernimmst administrative sowie organisatorische

Aufgaben im Office- und Back-Office-Bereich der Geschäftsleitung.

Als Organisationstalent sorgst Du dafür, dass interne Abläufe effizient funktionieren, Termine koordiniert werden und unsere Mitarbeitenden sowie externen Ansprechpartner professionell betreut werden. Darüber hinaus unterstützt Du das Office der Geschäftsleitung bei administrativen

Aufgaben und übernimmst bei Bedarf die Vertretung der Personal Assistant der Geschäftsleitung. Die Position bietet eine abwechslungsreiche Mischung aus Office Management, Administration, Veranstaltungsorganisation und bereichsübergreifender Unterstützung
.

Office Management & Administration:

• Organisation und Koordination des täglichen Office-Betriebs
• Verwaltung von Terminen, Besprechungsräumen sowie internen Ressourcen
• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie allgemeiner Korrespondenz
• Pflege, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Ablagen
• Unterstützung bei der Rechnungs- und Vertragsprüfung
• Bearbeitung von Bestellungen sowie Koordination externer Dienstleister
• Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe und Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben

Back Office Support:

• Unterstützung des Geschäftsleitungsteams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Erstellung, Formatierung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen, Statistiken und Auswertungen in deutscher und englischer Sprache
• Datenpflege sowie Unterstützung bei Reporting- und Dokumentationsaufgaben
• Mitwirkung an der Optimierung von administrativen Prozessen und Arbeitsabläufen
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und Sonderaufgaben
• Übernahme ausgewählter Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung
• Vertretung der Personal Assistant der Geschäftsleitung während Urlaubs- und Abwesenheitszeiten, insbesondere im Termin-, Reise- und Organisationsmanagement des GL-Büros

Veranstaltungsmanagement & Kommunikation:

• Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen im In- und Ausland
• Organisation von Meetings, Workshops und Besucherterminen
• Betreuung von Gästen sowie Unterstützung bei Besuchsprogrammen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
• Unterstützung bei Kommunikationsmaßnahmen und der Pflege von Unternehmensinformationen
• Mitwirkung bei der Umsetzung des Corporate Brandings in Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Management Assistant, Bankkauffrau/-mann oder vergleichbar
• Erste Berufserfahrung im Office Management, Assistenz-, Back-Office- oder Verwaltungsbereich
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Professioneller und freundlicher Auftritt gegenüber Mitarbeitenden, Kund
  * innen, Geschäftspartner
  * innen und externen Dienstleistern
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Teams, Word, PowerPoint…