Assistenz Global – Geschäftsstelle und internationale Veranstaltungen; m​/w​/d

Die Ludwig-Maximilians-Universität München ist eine der führenden Universitäten in Europa mit einer über
500-jährigen Tradition. Sie steht für anspruchsvolle akademische Ausbildung und herausragende Forschung.

• Einrichtung:
  Hochschulleitung - LMU global
• Vergütung: TV-L E9a
• Umfang:
  Vollzeit oder Teilzeit
• Besetzungsdatum:
  Zum nächstmöglichen Zeitpunkt (zunächst befristet bis 31.12.2028)

Die LMU ist international ausgerichtet und weltweit vernetzt. Unser internationales Engagement reicht von langjährigen strategischen Partnerschaften mit renommierten Universitäten in Nordamerika, Asien, Afrika und Europa über europäische Hochschulkooperationen und EU-Forschungsvorhaben bis hin zu internationalen Mobilitätsprogrammen wie ERASMUS+. Mehr als 10.000 internationale Studierende bereichern unsere vielfältige Hochschulgemeinschaft.

LMU Global ist eine neu gegründete Stabsstelle im Bereich der Vizepräsidentin für Mathematik, Informatik, Statistik sowie Internationales. Sie bündelt die strategischen internationalen Partnerschaften sowie Aktivitäten der LMU im Rahmen der European University Alliance for Global Health (EUGLOH). In enger Zusammenarbeit mit dem Präsidium, den Fakultäten und zentralen Einrichtungen der LMU gestaltet LMU Global die strategische internationale Vernetzung der Universität und pflegt Beziehungen zu Partneruniversitäten und weiteren Akteuren weltweit.

Wir suchen Sie:

am Standort München

• Sie betreuen die Geschäftsstelle LMU Global und übernehmen eigenständig zentrale administrative und organisatorische Aufgaben für die Stabsstelle
• Sie koordinieren Termine, Besprechungen und organisatorische Abläufe und übernehmen deren Vor- und Nachbereitung
• Sie organisieren, koordinieren und betreuen internationale Delegationsbesuche an der LMU in enger Abstimmung mit dem LMU Global Team, dem Präsidium, LMU-Fakultäten, zentralen Einrichtungen und internationalen Partnerinstitutionen, einschließlich Führungen durch das Gebäude in englischer Sprache
• Sie organisieren in enger Abstimmung mit den Referentinnen der Stabsstelle internationale Veranstaltungen, Workshops und weitere interdisziplinäre Formate von LMU Global im In- und Ausland
• Sie bearbeiten eigenständig administrative und finanzbezogene Vorgänge der Geschäftsstelle, insbesondere Beschaffungen, Rechnungen und Dienstreisen, überwachen Budgets und erstellen Finanzübersichten
• Sie übernehmen Buchungen für die Geschäftsstelle, insbesondere von Reisen, Unterkünften und Veranstaltungsleistungen, unter Beachtung der geltenden haushalts-, vergabe- und reisekostenrechtlichen Vorschriften, insbesondere des Bayerischen Reisekostengesetzes (BayRKG)

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung (z.
  
  B. Büromanagement, Verwaltung, Veranstaltungsmanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen idealerweise Berufserfahrung im Veranstaltungs- und Abrechnungsmanagement mit, vorzugsweise im Hochschulbereich.
• Sie haben idealerweise Erfahrung in der internationalen Projektarbeit und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen aus unterschiedlichen institutionellen und kulturellen Kontexten.
• Sie zeichnen sich durch ausgeprägtes Organisationstalent, Eigeninitiative und die Fähigkeit aus, sich schnell in neue Themen und Prozesse einzuarbeiten.
• Sie verfügen über diplomatisches Geschick, Diskretion und Fingerspitzengefühl, insbesondere im Umgang mit internationalen und hochrangigen Gästen.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sind sicher im Umgang mit MS Office und bringen die Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen im In- und Ausland mit.
• Sie arbeiten…