Projektassistenz​/Projekt Backoffice; w​/m​/d

Stellenbezeichnung: Projektassistenz / Projekt Backoffice (w/m/d)

Du hast Organisationstalent, behältst auch bei mehreren laufenden Projekten den Überblick und möchtest unsere Projektleiter bei der technischen und kaufmännischen Projektabwicklung unterstützen? Bei uns koordinierst Du organisatorische Abläufe, unterstützt bei der Projektabrechnung und sorgst dafür, dass wichtige Informationen, Termine und Unterlagen zuverlässig zusammenlaufen.

Als Projektassistenz / Projekt Backoffice (w/m/d) bei Actemium arbeitest Du eng mit unseren Projektleitern sowie den internen Fachbereichen zusammen. Du begleitest unsere Projekte von der organisatorischen Vorbereitung über die laufende Abwicklung bis zur abschließenden Dokumentation und unterstützt dabei sowohl kaufmännische als auch technische Prozesse.

Das erwartet Dich

• Projektorganisation & Koordination: Du unterstützt unsere Projektleiter bei der operativen Projektabwicklung, pflegst Projektstammdaten, koordinierst Termine und verfolgst offene Aufgaben sowie vereinbarte Maßnahmen
• Projektcontrolling & kaufmännische Abwicklung: Du unterstützt bei der Überwachung von Projektkosten, Budgets und Auftragsständen und erstellst projektbezogene Auswertungen und kaufmännische Unterlagen
• Aufmaß & Abrechnung: Du bearbeitest Aufmaße und Leistungsnachweise, bereitest Abrechnungsunterlagen vor und unterstützt bei deren Nachverfolgung
• Bestellwesen & Materialbeschaffung: Du bearbeitest projektbezogene Bestellanforderungen, unterstützt die Materialbeschaffung und überwachst Bestellvorgänge sowie Liefertermine
• Projektdokumentation: Du organisierst und pflegst technische sowie kaufmännische Projektunterlagen, unterstützt bei Projektierungsprozessen und stellst Abnahme- und Abschlussdokumentationen zusammen
• Kommunikation & Projektbesprechungen: Du bereitest Projektbesprechungen vor, dokumentierst Ergebnisse und unterstützt die Abstimmung zwischen Projektleitung, Kunden, Lieferanten und internen Fachbereichen

Kurz gesagt: Du unterstützt unsere Projektleiter in organisatorischen und kaufmännischen Belangen und stellst sicher, dass die Abläufe im Projektalltag strukturiert und zuverlässig funktionieren.

Was Du idealerweise mitbringst

• Qualifikation: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Industriekaufmann, Kaufmann für Büromanagement oder ein abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftsingenieurwesen
• Berufserfahrung: Idealerweise bringst Du erste Erfahrung in der Projektassistenz, technischen Sachbearbeitung oder kaufmännischen Projektabwicklung mit
• Kaufmännische Kenntnisse: Du hast ein gutes Verständnis für organisatorische und kaufmännische Abläufe. Kenntnisse im Projektcontrolling, Bestellwesen oder in der Aufmaßbearbeitung sind von Vorteil
• Software & Systeme: Du arbeitest sicher mit MS Office, insbesondere Excel, Word und Outlook. Erste Erfahrungen mit ERP-Systemen, idealerweise SAP, sind wünschenswert
• Technisches Verständnis: Du interessierst Dich für industrielle und elektrotechnische Projekte und bist offen dafür, Dich in die Abläufe und Besonderheiten dieses Umfelds einzuarbeiten
• Arbeitsweise: Du arbeitest selbstständig, strukturiert und sorgfältig, setzt Prioritäten und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick
• Kommunikation: Du bist teamorientiert, kommunizierst verbindlich und arbeitest gerne mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern zusammen

Darauf kannst Du Dich freuen

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