Assistenz Finanzen​/Gremien - Berufungen - Akademische Angelegenheiten

Die Universität Freiburg ist einen Wechsel wert:
Mit ihrer über 500-jährigen Geschichte ist sie eine der renommiertesten und forschungsstärksten Universitäten Deutschlands. Hier arbeiten Sie in einer einzigartigen Vielfalt von Fächern, Perspektiven und Menschen für Forschung und Lehre auf höchstem Niveau – mitten in einer der beliebtesten Städte Deutschlands. Die Personalpolitik der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg orientiert sich an den Prinzipien der Gleichstellung und Vielfalt. Die Universität bekennt sich nachdrücklich zu dem Ziel einer familiengerechten Hochschule.

Die Fachbereiche Finanzen sowie Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten der Medizinischen Fakultät an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg suchen zum nächstmöglichen Eintritt eine

Assistenz (m/w/d)

Wenn das service-, ergebnisorientierte und agile Büromanagement zu Ihren Stärken zählt und Sie mit Freude und Kompetenz die täglichen Herausforderungen einer entlastend-unterstützenden Assistenz selbstständig und im Team meistern, dann freuen wir uns, wenn Sie Ihre Potenziale in Kürze bei uns entfalten!

• organisatorische und administrative Unterstützung der für die Fachbereiche Finanzen und Gremien – Berufungen – Aka­demische Angelegenheiten verantwortlichen Leitungen und der jeweiligen Teams im Tagesgeschäft durch selbstständiges Bearbeiten der Korrespondenz, Terminkoordination einschließlich Raumbuchungen, Vorbereitung von Sitzungsräumen sowie Einrichten virtueller Sitzungsräume, Wiedervorlagenmanagement
• eigenständige Bearbeitung und Digitalisierung des z. T. noch in Papierform eingehenden Postein- und
  -ausgangs und digitale Ablage in elektronische Akten
• Übernahme der
  
  Aufgaben einer
  * s Zeitbeauftragten für die beiden Fachbereiche
• Unterstützung der Beschaffungsprozesse im digitalen SAP-Workflow
• Bedienen von Cloud- oder Serversystemen
• organisatorische und technische Unterstützung bei Sitzungen
• Erstellen von Protokollauszügen und professionellen Präsentationen
• kontinuierliche Pflege der Homepage der Fachbereiche
• administrative Begleitung von Ausschreibungs- und Einstellungsverfahren über das Bewerbermanagement-Portal „concludis“
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des implementierten Qualitätsmanagementsystems, inkl. Prozessverantwortung für Unterstützungsprozesse
• vorbereitende Arbeiten für die Buchhaltung
• Organisation von Dienstreisen

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst, als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Management- / Direktionsassistent
  * in, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte
  * r (m/w/d) oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung
• ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
• sehr gute Beherrschung der gängigen MS Office-Tools
• Erfahrung in der Arbeit mit elektronischen Akten ist von Vorteil
• idealerweise Erfahrung mit SAP und im Qualitätsmanagement sowie in der Homepagepflege
• Organisationsgeschick, Durchsetzungsvermögen mit souveränem und freundlichem Auftreten
• vorausschauende, engagierte, eigenverantwortliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• ausgeprägtes Teamverständnis und Flexibilität
• ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft

• eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit der Möglichkeit, von Anfang an Verantwortung zu übernehmen
• ein modernes, offenes Arbeitsumfeld und ein engagiertes Team, das sich auf Sie freut
• berufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
• hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
• gleitende Arbeitszeiten und z. T. Möglichkeit zur Telearbeit („home office“)
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• weitere Leistungen, wie z.
  
  B. ergänzende Altersvorsorge des Öffentlichen Dienstes oder Job Ticket UKF

Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung nach TV-L E 8 möglich.