Office Manager; m​/w​/d

Über Uns

Wir sind CASA Media, eine Social-Media-Agentur aus Berlin mit Fokus auf Influencer-getriebenes App Marketing
. Jeden Monat bringen wir 250+ Influencer-Kooperationen für unsere Kunden live. Wir wachsen und bauen unsere internen Strukturen weiter aus, dafür suchen wir Verstärkung im Bereich People & Office
.

Du sorgst dafür, dass People-Prozesse und Office-Organisation zuverlässig laufen von Recruiting & Onboarding bis zu reibungslosen Abläufen im Büro. Du arbeitest eng mit dem Founder/Management zusammen und bringst Struktur in ein dynamisches Umfeld.

🎯 Deine Mission

Du hältst unser Team im Hintergrund stark:
klare Prozesse, saubere Koordination, gute Candidate Experience und ein Office, das funktioniert
.

🧩 Deine Aufgaben

People / HR

• Recruiting-Koordination (Bewerbungen, Kommunikation, Terminplanung, ggf. Erstgespräche)
• On-/Offboarding organisieren und Standards/Checklisten pflegen
• HR-Administration & Systempflege (Dokumente, Übersichten)
• Prozesse pragmatisch weiterentwickeln und dokumentieren

Office / Operations

• Office-Alltag & Dienstleister koordinieren (Ausstattung, Bestellungen, Organisation)
• Schnittstelle zu internen/externalen Ansprechpartner (z.
  
  B. IT, Büroservice)
• Unterstützung bei vorbereitender Buchhaltung (Belege, Reisekosten, Rechnungsprüfung)
• Optimierungspotenziale erkennen und eigenständig umsetzen

✅ Das bringst du mit

• Du hast ein abgeschlossenes Studium in den Bereichen Wirtschaftspsychologie, Psychologie, BWL, Kommunikation oder eine kaufmännische Ausbildung in diesen Bereichen
• Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (Office Management, People Ops, HR Assistant/Coordinator o. ä.)
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und kommunizierst klar
• Du hast Freude daran, viele kleine Themen parallel zu managen, ohne den Überblick zu verlieren
• Sehr gutes Deutsch, gutes Englisch (mind. B2)
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Google Workspace / MS, HR-Tools sind ein Plus)

➕ Nice to have

• Erste Erfahrung mit Recruiting (Active Sourcing nicht nötig, aber willkommen)
• Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung oder administrativen Finance-Prozessen
• Lust, Prozesse zu dokumentieren und Standards aufzubauen (ohne „Overengineering“)

🎁 Was dich bei uns erwartet

• Start-up-Atmosphäre mit flachen Hierarchien & schnellen Entscheidungen
• Hybrid Work + Freitag Home Office Day
• Direktes Arbeiten mit Founder/Management, viel Vertrauen & Verantwortung
• Offene Feedbackkultur & regelmäßige Team-Events
• Modernes Office im Herzen von Berlin-Steglitz
• 30 Urlaubstage
• Unternehmenshandy &
  -laptop

🗂️ So läuft der Prozess

• Kurzes Erstgespräch (ca. 15 Minuten)
• Fachlicher Deep Dive (inkl. Mini-Case: Pipeline-/Revenue Plan)
• Finales Gespräch & Angebot