Office Manager (m​/w​/d

! Wir sind das Kölner Institut für Managementberatung, Teil von Acture Germany, und wir helfen Unternehmen, Veränderungen wirklich umzusetzen. Dafür brauchen wir dich: strukturiert im Kopf, positiv im Mindset und mit Lust, Dinge anzupacken.

Als Operations Assistant spielst du eine zentrale Rolle – du sorgst dafür, dass unser Team reibungslos arbeiten kann und Projekte gut vorbereitet starten.

• Du organisierst Meetings, Workshops und Kundentermine – reibungslos, vorausschauend und effizient
• Du unterstützt im operativen Tagesgeschäft und übernimmst Aufgaben im Office Management. Dabei hilfst du uns bei der Vorbereitung von Präsentationen und der Vorstrukturierung wichtiger Unterlagen
• Du denkst Prozesse weiter und machst sie Schritt für Schritt besser
• Du hilfst bei der Planung und Koordination interner Projekte und hältst alle Beteiligten auf dem Laufenden
• Du bist vor Ort unsere zentrale Ansprechperson für Kunden, Partner und Dienstleister und sorgst für professionelle Kommunikation
• Du unterstützt außerdem im Projektsupport (z. B. bei der Angebotserstellung, Abrechnung)

• Befristung: 1 Jahr; ggf. mit Verlängerungsoption
• Arbeitsort: vor Ort in unserem Kölner Büro

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z. B. als Hotelfachfrau/-mann)
• Du bist ein Organisationstalent, liebst Struktur, arbeitest gerne eigenständig und lösungsorientiert
• Du kommunizierst klar, souverän und gerne mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen
• MS Office gehört für dich zum Daily Business
• Du hast ein gutes Serviceverständnis und verstehst dich selbst als Teamplayer
• Du sprichst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau (C2) & Englisch auf gutem Niveau (B2)

• Erste Erfahrung im Office Management oder Projektmanagement

• Ein Weiterbildungsbudget von 1.000 € pro Jahr für Online‑Kurse, Konferenzen oder Fachliteratur
• Ein Deutschlandticket als Firmenticket mit einem jährlichen Gegenwert von rund 720 €
• Eine Firmenfitness‑Mitgliedschaft über Urban Sports Club oder Wellpass mit einem jährlichen Mehrwert von rund 600 €
• 28 Urlaubstage sowie 2 zusätzliche freie Tage (Heiligabend, Silvester oder Rosenmontag)
• Die Option auf zusätzliche unbezahlte Urlaubstage
• Flexible Arbeitszeiten und Home Office Option