Persönlicher Assistent der Geschäftsführung

Mein Klient ist ein kleines, exklusives und familiengeführtes Beratungsunternehmen im Herzen von Stuttgart. Der geschäftsführende Gesellschafter ist ein Unternehmer der alten Schule, bestens vernetzt in Wirtschaft und Politik und gewohnt, sich auf eine kompetente, loyale und vorausschauend arbeitende Assistenz verlassen zu können.

Zur Unterstützung der beiden Geschäftsführer suchen wir eine berufserfahrene Persönlichkeit, die ihr Handwerk im klassischen Sekretariat von Grund auf gelernt hat und weiß, worauf es bei einer anspruchsvollen Chefassistenz ankommt. Im Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit steht die persönliche Unterstützung des Seniorchefs, der einen Großteil seiner Zeit geschäftlich innerhalb Europas unterwegs ist und dabei auf eine zuverlässige Organisation und eine professionelle Begleitung seiner vielfältigen Aktivitäten angewiesen ist.

Wenn Sie über langjährige Erfahrung verfügen, gerne eigenständig arbeiten und auch bei hohen Anforderungen den Überblick behalten, könnte diese Position für Sie interessant sein.

In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie die klassischen Aufgaben einer persönlichen Assistenz und sorgen dafür, dass das Tagesgeschäft der Geschäftsführung reibungslos funktioniert. Da die Geschäftsführer einen Großteil ihrer Zeit auf Reisen verbringen, kommt der sorgfältigen Planung und Koordination sämtlicher Termine und Reiseabläufe eine besondere Bedeutung zu. Dabei sind Organisationstalent, vorausschauendes Denken und ein ausgeprägter Blick für Details gefragt.

• Persönliche Assistenz der Geschäftsführung: Eigenständige Organisation des Tagesgeschäfts, Kalendermanagement, Terminplanung und Koordination sämtlicher geschäftlicher Verpflichtungen.
• Anspruchsvolles Reisemanagement: Planung und Organisation internationaler Geschäftsreisen einschließlich Flügen, Transfers, Unterkünften und individueller Reiseabläufe, gelegentlich auch unter Einbeziehung privater Charterjets.
• Termin- und Veranstaltungsorganisation: Abstimmung mit Geschäftspartnern, Vorbereitung von Besprechungen und Organisation besonderer Veranstaltungen sowie weiterer Termine im geschäftlichen und persönlichen Umfeld, beispielsweise Jagden.
• Korrespondenz und Schriftverkehr: Erstellung und Bearbeitung von Briefen, E‑Mails, Notizen und weiteren Schriftstücken in deutscher und englischer Sprache, auch nach Phonodiktat.
• Klassische Sekretariatsaufgaben: Postbearbeitung, Dokumentenmanagement, Büroorganisation und allgemeine administrative Tätigkeiten.

Sie arbeiten eng mit den Geschäftsführern zusammen und halten ihnen im Tagesgeschäft den Rücken frei. Dabei erkennen Sie, was erledigt werden muss, behalten auch bei mehreren parallel laufenden Vorgängen den Überblick und sorgen dafür, dass Termine, Reisen und organisatorische Abläufe zuverlässig ineinandergreifen.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder sprachlich ausgerichtete Ausbildung, beispielsweise als Fremdsprachenkorrespondentin, Europasekretärin, Rechtsanwaltsfachangestellte oder über eine vergleichbare Qualifikation. Vor allem bringen Sie mehrjährige Berufserfahrung in der persönlichen Assistenz oder im klassischen Sekretariat mit und wissen aus der Praxis, worauf es bei der Unterstützung einer anspruchsvollen Führungspersönlichkeit ankommt.

• Eine äußerst sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise, bei der Ihnen auch kleine Details nicht entgehen.
• Erfahrung in der Organisation komplexer Geschäftsreisen und Freude daran, auch individuelle Anforderungen präzise umzusetzen.
• Organisationsgeschick, Eigeninitiative und die Fähigkeit,…