Verwaltungsangestellte​/r für das Institutssekretariat; m​/w​/d) Universität Ulm Abteilung III

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21.09.2026, Universität Ulm Abteilung III-1 Personalservice

• Organisation des Sekretariats des Instituts, Terminkoordination, Reiseorganisation, deutsch- und englischsprachige Korrespondenz, selbstständige Bearbeitung aller Verwaltungsabläufe
• Finanzmonitoring des Instituts und der Forschungsprojekte, Aufarbeitung von SAP-Daten
• Organisation von Tagungen und internationalen Veranstaltungen mit Beteiligung des Instituts
• Unterstützung bei der Außendarstellung des Instituts (Homepage, Social-Media)
• Kenntnisse der Organisation und der Abläufe in größeren Firmen oder öffentlichen Einrichtungen
• Erfahrung in der Finanzverwaltung von Projekten und Organisationen, Erfahrung im Umgang mit SAP
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängiger Office-Software, bevorzugt aus dem Microsoft-Office Paket
• Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung
• Teamfähigkeit, sicheres und freundliches Auftreten, eigenverantwortliche und selbstständige Arbeitsweise, Sorgfalt und strukturierte Arbeitsweise, sowie hohe Motivation
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Freizeitangebote auf dem Campus
• Flexiblen Arbeitszeiten und Betriebliches Gesundheitsmanagement

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.

Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z.

B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.