Office en Operations Manager @ Sound

Vacature Office-en operations manager @ Sound

Office- en operationsmanager bij Sound – Het hart van ons kantoor én de motor achter onze operatie – Jij zorgt dat mensen, contracten en cijfers op elkaar aansluiten.

Office- en operations manager @ Sound

Sound plaatst professionals bij organisaties in de vitale infrastructuur van Nederland. Achter elke plaatsing zit een keten van mensen en afspraken: een opdrachtgever, soms een broker, Sound en de collega of Associate Partner die het werk doet. Jij zorgt dat die keten klopt. Contracten sluiten op elkaar aan, uren worden correct gefactureerd en iedereen weet waar hij aan toe is. Zo is Sound een partner waar opdrachtgevers, brokers, collega's en Associate Partners op kunnen bouwen.

Tegelijk ben jij het warme hart van ons kantoor. Jij heet nieuwe collega's welkom, organiseert de bijeenkomsten waar ons team elkaar echt ontmoet en laat op Linked In zien wie Sound is. Je rapporteert aan de CEO en werkt nauw samen met onze finance lead en de commercieel verantwoordelijken. Geen dag is hetzelfde, en aan het eind van elke dag weet je dat het klopt.

Werkzaamheden

Jouw rol is breed, maar de rode draad is steeds hetzelfde: jij zorgt dat het bij Sound klopt, voor de mensen binnen én buiten de organisatie.

Een kantoor waar je graag komt:

collega's en gasten voelen zich welkom zodra ze binnenstappen. Jij zorgt voor koffie, lunch en een verzorgde werkplek, verwerkt de post en lost praktische problemen op voordat iemand er last van heeft. Ook beheer je leveranciers, abonnementen en kantoorcontracten.

Momenten die mensen verbinden:

jij organiseert de kwartaalbijeenkomsten voor collega's en Associate Partners, en daarnaast teamactiviteiten, uitjes en netwerkbijeenkomsten. Je maakt het draaiboek, bewaakt planning en budget, regelt locatie en catering en zorgt dat iedereen weet waar en wanneer.

Een warm welkom en een goede begeleiding:

jij bent er voor collega's in elke fase van hun loopbaan bij Sound. Je verzorgt on- en offboarding, stelt arbeidsovereenkomsten en wijzigingen op ter akkoord van de CEO en bewaakt termijnen zoals de wettelijke aanzegtermijn. Ook houd je verlof en verzuim bij, lever je mutaties aan voor de salarisadministratie en zorg je voor complete personeelsdossiers.

Associate Partners goed geregeld:

jij stelt de overeenkomsten van opdracht op, ter akkoord van de CEO, en zorgt dat ze aansluiten op de afspraken met de opdrachtgever of broker. Je controleert KvK-inschrijving, identiteit en verzekeringen, bewaakt looptijden en verlengingen en houdt per Associate Partner een actueel dossier bij. Je let erop dat de samenwerking past binnen de Wet DBA en signaleert risico's tijdig.

Een sluitende inhuurketen:

van opdrachtgever en broker via Sound naar collega of Associate Partner: jij zorgt dat tarieven, looptijden, opzegtermijnen en verlengingen aan beide kanten op elkaar aansluiten. Je beheert raamovereenkomsten en de portals van opdrachtgevers en brokers, levert ketendocumenten als het NEN 4400-1 certificaat en de verklaring betalingsgedrag op tijd aan en houdt het contractregister bij. Voor opdrachtgevers en brokers ben jij het administratieve aanspreekpunt.

Grip

op de cijfers:

je stelt verkoopfacturen op basis van goedgekeurde uren op, met de juiste tarieven en referenties. Inkoopfacturen van Associate Partners controleer je tegen uren en afspraken. Afwijkingen en openstaande posten signaleer je aan de finance lead, met wie je ook in de periodieke finance call zit.

Kwaliteit waar je op kunt bouwen:

jij houdt het NEN 4400-1 dossier actueel, bereidt samen met het team de audits voor en volgt verbeterpunten op. Daarnaast zorg je dat we zorgvuldig en volgens de AVG omgaan met de gegevens van collega's, Associate Partners en kandidaten.

De verhalen van Sound…