Responsable des opérations administratives

Le Dépôt recherche une personne responsable des opérations administratives capable d'

assurer la gestion et la supervision des activités administratives quotidiennes de l' organisme afin d’en garantir la fiabilité, l’efficacité et l’adaptation à ses besoins.

Au Dépôt, les opérations administratives englobent la gestion et la coordination du fonctionnement

du bureau, des fournitures et des ressources matérielles, ainsi que des installations, des véhicules,

des technologies et systèmes partagés, des contrats et des fournisseurs de services externes. Les

travaux nécessitant une expertise technique spécialisée, notamment en informatique et en

maintenance des systèmes, sont confiés à des prestataires externes, dont la personne titulaire du

poste assure la coordination et le suivi.

Relevant de la codirection générale, la personne titulaire du poste prend en charge les opérations

administratives courantes, établit les priorités, prend des décisions dans son champ d’autorité et

veille à ce que les dossiers soient menés à terme dans les délais.

Elle travaille en étroite collaboration avec les différentes équipes pour anticiper les besoins, résoudre

les problèmes, améliorer les processus et assurer un soutien administratif efficace. Elle supervise

également deux membres du personnel de soutien, en définissant les priorités, en encadrant leur

travail et en assurant le suivi des résultats.

Nous recherchons une personne autonome, organisée et proactive, dotée d’un excellent jugement,

capable de gérer plusieurs priorités et de proposer des solutions concrètes pour améliorer les

pratiques de travail.

Gestion administrative et amélioration des processus

• Assurer le bon fonctionnement des opérations administratives quotidiennes et la coordination des services de soutien internes.
• Planifier et coordonner les activités administratives, établir les priorités et assurer le suivi des demandes, des dossiers et des échéances.
• Repérer les inefficacités et les risques opérationnels, et mettre en œuvre des solutions concrètes pour améliorer les pratiques et les processus.
• Piloter des projets transversaux d'amélioration des opérations administratives impliquant plusieurs équipes, notamment dans les domaines des technologies, des systèmes et des infrastructures.
• Définir et suivre des indicateurs de performance pour évaluer la qualité et l’efficacité des services administratifs, le respect des procédures et l’avancement des améliorations.
• Mettre en place des mécanismes de communication et de suivi permettant aux équipes de signaler leurs besoins et d’obtenir un soutien approprié.
• Superviser l’équipe de soutien administratif, notamment en répar tissant les responsabilités, en encadrant le travail, en soutenant le développement professionnel et en assurant le suivi des résultats.

Installations, véhicules et équipements

• Veiller à ce que les installations et les espaces partagés soient fonctionnels, sécuritaires et bien entretenus, en identifiant les besoins et les risques et en établissant les priorités d'intervention.
• Planifier et coordonner l'entretien préventif, les réparations, les projets d'amélioration et les interventions d'urgence, en collaboration avec les équipes et les fournisseurs concernés.
• Assurer la gestion, l’entretien et la disponibilité des véhicules, des équipements et des autres biens matériels nécessaires aux activités du Dépôt.
• Coordonner les achats et les remplacements importants de véhicules et d’équipements, dans le respect des budgets approuvés et des pouvoirs délégués.

Technologies, plateforme CRM et systèmes partagés

• Évaluer les besoins liés aux technologies et aux systèmes partagés et coordonner les améliorations nécessaires pour soutenir le travail quotidien de l’équipe.
• Superviser l'administration des technologies et…