Medewerker Kabinet

De Lintjesregen, een ontvangst van hoogwaardigheidsbekleders, de nieuwjaarsreceptie of een bestuurlijke bijeenkomst. Juist op die momenten komt het werk van Kabinet zichtbaar samen. Maar minstens zo belangrijk is alles wat eraan voorafgaat: organiseren, afstemmen, vooruitdenken en zorgen dat alles op het juiste moment samenkomt. Die combinatie maakt het werk binnen team Kabinet veelzijdig en dynamisch.

Als Medewerker Kabinet ondersteun je de Kabinetschef en adviseurs bij de organisatie en uitvoering van bestuurlijke en representatieve activiteiten. Daarbij houd je overzicht, bewaak je de voortgang en zorg je dat collega’s, bestuurders en externe partijen op elkaar kunnen rekenen.

In de praktijk betekent dit dat je onder andere:

• zelfstandig bestuurlijke evenementen, ontvangsten en bijeenkomsten organiseert en coördineert aan de hand van vaste werkprocessen, draaiboeken en formats. Ook zie je toe op professioneel relatiebeheer, verzorg je de uitnodigingen en deelnemersregistraties, onder andere in Momice.
• de mailbox van Kabinet beheert en zorgt voor een zorgvuldige en tijdige afhandeling van binnenkomende verzoeken.
• gemakkelijk schakelt met collega’s en externe leveranciers, grip houdt op gemaakte afspraken en de Kabinetschef en adviseurs ondersteunt bij een soepele voorbereiding en uitvoering van evenementen.
• de administratieve afhandeling van aanvragen voor Koninklijke onderscheidingen verzorgt en planningen, budgetten en de voortgang van werkzaamheden bewaakt. Je signaleert tijdig wanneer bijsturing nodig is.
• tijdens bestuurlijke evenementen ondersteunt bij de organisatie en coördinatie, een bestuurder begeleidt en als gastvrouw of gastheer bijdraagt aan een gastvrije ontvangst.

Omdat veel ontvangsten en bezoeken buiten reguliere werktijden plaatsvinden, vind je het geen bezwaar om in de avond of het weekend te werken.

Je houdt ervan om zaken goed te organiseren en krijgt er energie van wanneer alles op het juiste moment samenkomt. Daarbij werk je nauwkeurig en gestructureerd, zonder het overzicht te verliezen. Je begrijpt wat er gevraagd wordt in een bestuurlijke omgeving en weet dat betrouwbaarheid, discretie en representativiteit vanzelfsprekend zijn.

Je wacht niet af tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren, maar ziet zelf wat nodig is, stelt prioriteiten en komt in actie wanneer de situatie daarom vraagt. Door je ervaring kun je snel zelfstandig je plek innemen binnen het team en houd je ook onder tijdsdruk overzicht, zonder daarbij de samenwerking uit het oog te verliezen.

• Affiniteit met representatie en protocol.
• Aantoonbare ervaring met kabinetswerkzaamheden. Dat kan vanuit een rol zijn als bestuurssecretaresse of als kabinetsmedewerker.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen.
• Een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Een rijbewijs
  
  B.
• Bereidheid om buiten reguliere werktijden te werken.
• Bij voorkeur ben je beschikbaar voor vier dagen per week, zodat de continuïteit van de ondersteuning optimaal is.

Als Medewerker Kabinet kom je terecht in een klein, hecht team dat onder de afdeling Bestuur, Veiligheid & Leefbaarheid (BVL) valt. BVL bestaat uit ruim 120 professionals die werken aan een veilige, leefbare en goed bestuurde stad. De afdeling heeft de aandachtsgebieden bestuur van de stad, veilige stad en staat van de stad.

BVL is dicht bij het bestuur gepositioneerd en ondersteunt het college en de concerndirectie in verbinding met de interne organisatie, bewoners, ondernemers en maatschappelijke partners. Met de inzet op openbare orde, veiligheid en…