Bestuurssecretaresse van de burgemeester

sluitingsdatum 01-11-2026

Als bestuurssecretaresse van de burgemeester werk je letterlijk en figuurlijk dicht op het bestuur van Almere. Alles wat zijn agenda raakt, komt bij jou en je directe collega samen. In een omgeving waar je moet inspelen op actualiteit, belangen samenkomen en veel mensen de aandacht van de burgemeester nodig hebben, zorg jij voor rust, overzicht en een gastvrije ontvangst. Je bent daarbij niet alleen ondersteuner, maar ook poortwachter, ambassadeur en een vertrouwd eerste aanspreekpunt voor agendazaken.

In deze functie ondersteun je de burgemeester in zijn dagelijkse werkzaamheden. Dat doe je samen met een collega-bestuurssecretaresse, met wie je intensief samenwerkt. Jullie zorgen dat zijn agenda, stukken en contacten goed georganiseerd zijn en spelen voortdurend in op wat de actualiteit en de dag van hem vragen. Dat vraagt om vooruitdenken, snel kunnen schakelen en voortdurend afwegen wat op dat moment prioriteit heeft.

De werkzaamheden zijn misschien herkenbaar voor een ervaren bestuurssecretaresse, maar de onderwerpen, mensen en situaties zijn dat zelden. De ene afspraak vraagt om extra voorbereiding, een andere om snel schakelen met de organisatie en soms moet je aangeven dat een afspraak niet mogelijk is en een alternatief aanbieden. Een verzoek afwijzen dat bij de burgemeester terechtkomt, kan namelijk bestuurlijke sensitiviteit vragen.

Het gaat er vooral om dat je duidelijk bent of en wanneer een afspraak mogelijk is.

Je houdt je onder andere bezig met:

• regie voeren over de complexe agenda van de burgemeester en daarin continu prioriteiten stellen en bewaken;
• de stukkenstroom coördineren en zorgen dat de burgemeester voor afspraken en overleggen tijdig over de juiste informatie beschikt. Daarbij werk je onder andere met iBabs;
• dagelijks contact onderhouden met collega's, inwoners en externe organisaties en zorgen voor een zorgvuldige afhandeling van vragen en verzoeken;
• het leggen van verbindingen tussen mensen, afspraken, stukken en processen wanneer je ziet dat zaken elkaar raken;
• optreden als poortwachter van de agenda en positie innemen wanneer dat nodig is.

Dienstverlening werkt in deze functie twee kanten op. Je bent er voor de burgemeester én voor de mensen die contact met hem zoeken. Hoe druk de dag ook is, jij blijft toegankelijk, representatief en behulpzaam.

Jij voelt je thuis op een plek waar de telefoon gaat, de agenda verandert en ondertussen iemand aan je bureau staat met een vraag. Daar raak je niet van in de stress: juist in die dynamiek houd jij overzicht en bepaal je wat eerst moet. Je hebt affiniteit met de veelzijdige rol van een burgemeester. De ene dag draait om werkbezoeken en ontmoetingen in de stad, de andere om herdenkingen, vieringen of onderwerpen rondom openbare orde en veiligheid.

Die afwisseling spreekt je aan en je begrijpt dat iedere situatie om een andere benadering kan vragen.

Je begrijpt bovendien dat goed ondersteunen soms betekent dat je tegengas geeft. Je durft keuzes te maken, bewaakt de agenda en spreekt wanneer je ziet dat iets anders kan of moet. Dat doe je met gevoel voor verhoudingen en met respect voor de mensen met wie je werkt.

Je kiest bewust voor intensieve samenwerking. Samen met de andere bestuurssecretaresse werk je volgens vaste werkafspraken, zodat jullie elkaar goed kunnen vervangen en de continuïteit van het secretariaat is gewaarborgd.

Je bent van nature toegankelijk en gastvrij. Als eerste aanspreekpunt ben je ook een ambassadeur van de burgemeester en van Almere. En omdat de dagen soms lang en druk kunnen zijn, komen relativeringsvermogen en humor goed van pas.

• hbo- werk- en denkniveau;
• minimaal 5 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse of…