Managementassistent

Ben jij iemand die graag regelt, organiseert en ontzorgt? Of het nu gaat om de agenda van de directeur en cao-secretaris, het voorbereiden van een overleg, het organiseren van een bijeenkomst of praktische zaken voor het team: jij houdt het overzicht en zorgt dat het geregeld wordt. Deze leuke en veelzijdige functie staat open bij een kleine organisatie in Almere.

Als Managementassistent ondersteun je rechtstreeks de directeur en de cao-secretaris. Je zorgt dat afspraken en overleggen goed zijn voorbereid, houdt acties en planningen in de gaten en organiseert uiteenlopende bijeenkomsten.

Daarnaast pak je een aantal facilitaire en organisatorische werkzaamheden voor het hele team op. Het is daarmee een brede rol waarin organiseren, regelen en ontzorgen centraal staan.

Je gaat werken bij een kleine landelijke organisatie in Almere die zich inzet voor scholing, ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid binnen een branche in de houttechniek die landelijk actief is. De organisatie ondersteunt honderden bedrijven en duizenden werknemers en voert onder andere cao-regelingen uit rondom opleidingen, ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.

Het is een organisatie met korte lijnen en een betrokken, collegiale sfeer. Er gebeurt momenteel bovendien veel: processen worden verder gedigitaliseerd en de organisatie is volop bezig met professionaliseren. Dat betekent dat niet alles al tot achter de komma is uitgedacht. Juist daarom is er ruimte voor iemand die structuur aanbrengt, makkelijk schakelt en het leuk vindt om mee te bewegen met een organisatie in ontwikkeling.

Je werkzaamheden zijn heel afwisselend. Je houdt je onder andere bezig met:

• beheren van de agenda van de directeur en plannen en voorbereiden van afspraken en overleggen;
• organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen, van datumprikker en locatie tot catering;
• notuleren van teamoverleggen en eventueel andere project- en werkoverleggen;
• doornemen, samenvoegen en samenvatten van stukken en verzorgen van voorbereidend werk;
• tijdig versturen van stukken voor vergaderingen en bijeenkomsten;
• bewaken van acties, planningen en praktische zaken;
• ondersteunen bij uiteenlopende projecten;
• verzorgen van praktische en facilitaire zaken voor het team, zoals kantoorartikelen, vergaderlunches, bloemen, cadeaus en verjaardagskaarten;
• opschonen en op orde houden van het archief o.b.v. de vigerende wettelijke kaders;
• beheer van de kantoorinventaris.

We zoeken iemand die organisatorisch sterk is, beschikt over organisatiesensitiviteit, makkelijk schakelt en graag ontzorgt. Je ziet wat er moet gebeuren, wacht niet af tot iemand je ergens aan herinnert en vindt het prettig om zaken goed en op tijd geregeld te hebben.

Daarnaast:

• beschik je over hbo werk- en denkniveau;
• ben je digitaal zeer vaardig. Je kunt goed overweg met Office
  365, waaronder Outlook, Excel, PowerPoint en Teams. Er wordt ook gewerkt met Canva, dus handigheid hiermee is gewenst. Daarnaast ben je handig in het gebruik van AI en weet je hoe je dit slim kunt inzetten in je dagelijkse werkzaamheden, bijvoorbeeld om notulen efficiënt uit te werken en informatie overzichtelijk samen te vatten;
• anticipeer je en werk je zorgvuldig. Je communiceert makkelijk en weet hoofd- en bijzaken goed van elkaar te onderscheiden;
• ben je beschikbaar op maandag, dinsdag en donderdag, aangevuld met woensdag of vrijdag als vierde werkdag. De voorkeur gaat uit naar een verdeling over vijf dagen van ca. vier uur per dag.

De directeur die je ondersteunt is een snelle denker en schakelt makkelijk. Het werkt daarom prettig als jij daarin mee kunt bewegen, prioriteiten kunt stellen en waar mogelijk alvast een stap vooruitdenkt.

Omdat je in een klein team terechtkomt, zoeken we…