Medewerker secretariaat

Ben jij iemand die graag dingen regelt, overzicht houdt en het leuk vindt om mensen te helpen? Vind je het prettig om zelfstandig te werken, maar ook onderdeel te zijn van een gezellig en betrokken team? Dan maken we graag kennis met je!

Hoofdpersoon is in 2017 gestart als psychologiepraktijk in Almere en inmiddels uitgegroeid tot een kleinschalige GGZ-instelling met locaties in Almere en Weesp. We bieden psychologische behandeling aan volwassenen met uiteenlopende psychische klachten. Daarnaast bieden we coaching en relatietherapie. We zijn een organisatie met korte lijnen, betrokken collega's en een informele werksfeer. We werken serieus en met aandacht, maar vinden plezier in ons werk minstens zo belangrijk.

We houden van duidelijkheid, praktische oplossingen en collega's die met ons meedenken. Ons secretariaat speelt daarin een belangrijke rol. Voor veel cliënten ben jij het eerste aanspreekpunt. En voor onze behandelaren ben je degene die helpt om de dagelijkse planning en organisatie soepel te laten verlopen.

Je hebt een afwisselende functie waarin contact met mensen en organiseren centraal staan. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Telefonie en e-mail: je beantwoordt vragen van cliënten, verwijzers en andere betrokkenen op een vriendelijke en professionele manier.
• Planning en agendabeheer: je plant afspraken en intakes, verwerkt wijzigingen en zorgt dat de agenda's van onze behandelaren goed worden bijgehouden.
• Contact met collega's: je hebt regelmatig contact met behandelaren en andere collega's en helpt hen bij praktische en organisatorische vragen.
• Administratieve werkzaamheden: je verwerkt aanmeldingen, houdt cliëntgegevens bij en verzorgt andere voorkomende administratieve taken.

Soms loopt een planning anders dan verwacht, komt er een onverwacht telefoontje tussendoor of hebben meerdere collega's tegelijk een vraag. Jij vindt het leuk om daarin te schakelen en weet ook op drukke momenten het overzicht te bewaren.

Bij ons kom je terecht in een organisatie waar we elkaar kennen en makkelijk weten te vinden. Geen ingewikkelde hiërarchie of onnodige bureaucratie, maar gewoon samen zorgen dat het werk goed gebeurt. We geven je vertrouwen en ruimte om je werk zelfstandig in te delen, binnen de afspraken die we met elkaar maken. Heb je een idee om iets handiger aan te pakken?

Graag zelfs. Hoewel je voornamelijk vanuit huis werkt, ben je echt onderdeel van ons team. We vinden het belangrijk dat collega's zich betrokken voelen, elkaar helpen en af en toe ook gewoon samen kunnen lachen.

• Een afwisselende functie voor ongeveer 24-32 uur per week.
• De mogelijkheid om vrijwel volledig vanuit huis te werken.
• Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid in je dagelijkse werkzaamheden.
• Een gezellig, betrokken team waarin je gemakkelijk contact hebt met collega's en directie.
• Een prettige, informele werksfeer met ruimte voor eigen initiatief.
• Een salaris gebaseerd op de salarisschalen van de cao GGZ, passend bij je functie en ervaring.
• Een eindejaarsuitkering, vakantiegeld en pensioenopbouw via PFZW.
• Een organisatie die zich blijft ontwikkelen en waarin je kunt meedenken over hoe we dingen organiseren.
• Goed om te weten:
  Hoofdpersoon valt niet onder de cao GGZ, maar volgt deze op verschillende onderdelen, waaronder de salariëring en bepaalde arbeidsvoorwaarden. De pensioenregeling loopt via PFZW. De overige arbeidsvoorwaarden leggen we vast in onze eigen arbeidsvoorwaardenregeling.

We zoeken geen schaap met vijf poten. Wel iemand die plezier heeft in organiseren, makkelijk contact maakt en graag zorgt dat dingen goed geregeld zijn. We denken dat je goed bij ons past als je:

• Vriendelijk, behulpzaam en communicatief vaardig bent.
• Goed kunt plannen en organiseren en het overzicht bewaart.
• Zelfstandig en nauwkeurig werkt, ook vanuit huis.
• Gemakkelijk schakelt tussen telefoontjes, afspraken en vragen van collega's.
• Handig bent met computers en nieuwe systemen snel oppakt.
• Graag initiatief neemt en praktisch meedenkt.
• Zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie.
• Beschikt over mbo-4 werk- en denkniveau.
• Ervaring met secretariaatswerk, telefonie of planning is fijn. Heb je al binnen de zorg of GGZ gewerkt? Dan is dat mooi meegenomen, maar zeker geen vereiste.
• Minstens zo belangrijk vinden we dat je prettig samenwerkt, verantwoordelijkheid neemt en met plezier je werk doet.