Junior bestuurssecretaris

2. Je helpt besluiten zorgvuldig tot stand komen

Je ondersteunt de besluitvorming van het directieberaad en het directeurenoverleg. Je zorgt dat voorstellen helder zijn, de juiste perspectieven zijn betrokken en afspraken daadwerkelijk worden opgevolgd.

Je:

• bewaakt de kwaliteit en voortgang van het besluitvormingsproces;
• beoordeelt of voorstellen klaar zijn voor bespreking en besluitvorming;
• signaleert of belanghebbenden en organisatieonderdelen tijdig zijn betrokken;
• bereidt vergaderingen voor, verzorgt heldere verslaglegging en bewaakt acties en besluiten;
• herkent wanneer verdere afstemming, medezeggenschap of besluitvorming door de Raad van Bestuur nodig is.

Je werkt volgens het Philadelphia-spoorboekje Zo werken we samen. Samenwerking, eigenaarschap, voortgang, leren en openheid staan daarin centraal. Voorstellen worden vanuit verschillende perspectieven bekeken en besluiten worden zo dicht mogelijk bij de cliënt genomen.

3. Je brengt managers in beweging

Samen met collega’s organiseer je Managersdagen en Managerstalks die managers verder helpen. Je volgt ontwikkelingen binnen en buiten Philadelphia en vertaalt die naar relevante, aansprekende thema’s. Daarbij combineer je inhoudelijk meedenken met een sterke organisatie.

Je:

• denkt mee over het doel, de inhoud en de opbouw van bijeenkomsten;
• vertaalt ontwikkelingen naar thema’s en programmaonderdelen;
• maakt een realistische planning en bewaakt de voorbereiding;
• coördineert de praktische organisatie;
• evalueert de bijeenkomsten en gebruikt de opbrengsten om volgende edities te verbeteren.

Zo help je managers om ontwikkelingen te begrijpen, van elkaar te leren en hun rol goed te vervullen.

4. Je zorgt voor een zorgvuldig klachtenproces

Je coördineert de administratieve afhandeling van klachten bij de Klachtencommissie Onvrijwillige Zorg, de Geschillencommissie en andere externe klachteninstanties. Je beoordeelt klachten niet inhoudelijk, maar zorgt dat het proces correct, zorgvuldig en tijdig verloopt. Daarmee bied je alle betrokkenen duidelijkheid in een vaak gevoelige situatie.

Jouw plek in de organisatie

Je maakt deel uit van het bestuurssecretariaat en valt hiërarchisch onder de bestuurssecretaris. Je werkt samen met de Raad van Bestuur, directeuren, voorzitters en leden van de cliëntenraad en familieraad, collega’s van het bestuurssecretariaat en andere professionals in de organisatie. Je krijgt ruimte om verantwoordelijkheid te nemen, vragen te stellen en van ervaren collega’s te leren.

Je bent je bewust van de verschillende rollen die je vervult. Voor de cliëntenraad en familieraad handel je vanuit hun belang en functioneer je inhoudelijk onafhankelijk. Bij de ondersteuning van het

directieberaad, het directeurenoverleg, managersbijeenkomsten en klachtenprocedures werk je vanuit jouw rol binnen het bestuurssecretariaat.

Wij zoeken een Servicekantoor medewerker voor Philadelphia!

Ben jij iemand die graag mensen helpt en het liefst samen met anderen aan de slag gaat? Dan hebben we een leuke uitdaging voor jou! Bij Philadelphia, onze zorginstelling, zoeken we een enthousiaste collega die ons servicekantoor komt versterken.

Als Servicekantoor medewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor onze cliënten, medewerkers en bezoekers. Je helpt met vragen, regelt administratieve zaken en zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Je bent het gezicht van ons kantoor en draagt bij aan een warme, gastvrije sfeer.

Wat ga je doen? Je beantwoordt telefoontjes en e-mails, je helpt bezoekers bij aankomst, je verwerkt administratieve taken en je ondersteunt je collega's waar nodig. Je bent flexibel, proactief en lost problemen graag samen met je team op. Want bij ons geldt: we doen het samen!

Wie ben jij? Je bent een teamplayer met een vriendelijk karakter. Je hebt…