Juridisch secretaresse, parttime​/vast

Position: Juridisch secretaresse, parttime/fulltime, vast
Bedrijfsprofiel

Werken bij ons kantoor betekent werken in het hart van Amersfoort, in een moderne werkomgeving met korte lijnen en een hecht en gezellig team. We vertrouwen op elkaars vakmanschap en zorgen voor een goede balans tussen werk en privé. Flexibiliteit is vanzelfsprekend. Ontwikkeling en werkplezier gaan bij ons samen. De charme van het secretariaat? Dat je het kloppend hart van het kantoor bent!

Functie

omschrijving

Als juridisch secretaresse ben jij een belangrijke spil binnen ons kantoor. Je werkt zelfstandig en weet precies wat er nodig is om onze advocaten optimaal te ondersteunen. Jij zorgt ervoor dat zij kunnen vertrouwen op foutloze documenten, strakke planningen, goed georganiseerde dossiers en een secretariaat dat staat. Samen met je duo-collega vorm je het secretariaat. Jullie zorgen er gezamenlijk voor dat de dagelijkse werkzaamheden goed verlopen, houden elkaar scherp en nemen verantwoordelijkheid voor een professionele en prettige ondersteuning van onze advocaten en cliënten.

Daarnaast draag je bij aan een representatieve uitstraling van ons kantoor en verzorg je waar nodig diverse facilitaire werkzaamheden, zoals het ontvangen van gasten en de voorbereidingen voor diverse in-house workshops.
Wat ga je doen?

• Ondersteunen van alle advocaten van alle teams;
• Samen met je duo-collega verantwoordelijk zijn voor een goed georganiseerd en professioneel secretariaat;
• Zelfstandig bewaken van de dagelijkse werkzaamheden en prioriteiten binnen het secretariaat;
• Uitwerken, redigeren en verzenden van juridische documenten, correspondentie en processtukken;
• Beheren en monitoren van agenda’s, deadlines en termijnen;
• Aanmaken en beheren van dossiers en ervoor zorgen dat alle gegevens compleet zijn en de (digitale) dossiers er verzorgd uitzien, zodat de advocaten het overzicht hebben en er meteen in kunnen duiken;
• Proactief signaleren van deadlines, afspraken en andere belangrijke aandachtspunten;
• Telefoon beantwoorden en (potentiële) cliënten vriendelijk en professioneel te woord staan en in contact brengen met de juiste advocaat;
• Je bent het visitekaartje van ons kantoor, het eerste aanspreekpunt voor cliënten, deelnemers van mediations en overige bezoekers;
• Samenwerken met marketing en andere collega’s binnen kantoor;
• Diverse facilitaire werkzaamheden, zoals het verzorgen van nette spreekruimtes, bestellen van kantoorboodschappen en klaarzetten van lunches;
• Archiveren en andere diverse administratieve werkzaamheden.

Jij hebt enkele jaren ervaring als juridisch secretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende rol binnen de advocatuur, het notariaat of een andere juridische werkomgeving. Je kent het vak, weet wat er van een goede juridisch secretaresse wordt verwacht en kunt zelfstandig je weg vinden binnen een dynamische werkomgeving.
Je beheerst zowel de Nederlandse als Engelse taal uitstekend.
Je bent stressbestendig en kunt goed omgaan met piekbelasting, waarbij je altijd uiterst nauwkeurig te werk blijft gaan, ook onder tijdsdruk. Je houdt gemakkelijk overzicht, weet zelfstandig prioriteiten te stellen en voelt je verantwoordelijk voor een goede afronding van jouw werkzaamheden.
Je denkt vooruit en anticipeert actief op de behoeften van de advocaten die je ondersteunt. Je wacht niet af tot iets aan je wordt gevraagd, maar ziet wat er moet gebeuren en pakt dit zelfstandig op.
Je hebt oog voor detail, kijkt verder dan je neus lang is en vindt het vanzelfsprekend dat dossiers, correspondentie, agenda’s en de dagelijkse organisatie op orde zijn. Je bent daarnaast communicatief sterk, professioneel en prettig in de omgang met zowel collega’s als cliënten.
Je vindt het leuk om samen te werken, maar kunt ook uitstekend zelfstandig functioneren. Samen met je duo-collega draag je het secretariaat en zorg je ervoor dat de dagelijkse ondersteuning van het kantoor soepel verloopt.
De functie betreft een parttime dienstverband. Het aantal werkdagen en de werkdagen zelf zijn in overleg. Arbeidsvoorwaarden

• Een professionele en ontspannen werkomgeving waarin je jezelf kunt zijn;
• Een zelfstandige en veelzijdige functie binnen een betrokken en professioneel kantoor;
• Een modern kantoor direct boven Amersfoort Centraal;
• Reiskostenvergoeding voor auto of OV;
• Goede arbeidsvoorwaarden die passen bij jouw ervaring, waaronder een dertiende maand;
• Een werkcultuur waarin hard werken en plezier hand in hand gaan, met borrels, teamuitjes en gezellige lunches.