Directiesecretaris​/manager bureauorganisatie

Parttime, 3-5 dagen per week | Amersfoort
Salarisindicatie: EUR 5.300 – EUR 6.500 bruto per maand op basis van 40 uur

Lysias Advies is een strategisch adviesbureau voor de publieke sector, gevestigd in Amersfoort. Opdrachtgevers uit het hele land schakelen ons in bij strategische opgaven, vernieuwing van beleid en complexe organisatievraagstukken. We helpen hen vraagstukken te doorgronden en ambities waar te maken door te onderzoeken, adviseren en realiseren.

Bij Lysias werken op dit moment ongeveer 45 mensen. We willen de komende jaren doorgroeien naar circa 50 medewerkers. We hechten veel waarde aan de ontwikkeling van ons bureau en van onze medewerkers. Dat doen we onder andere door intervisie, bureaudagen en collectieve en individuele trainingen. Lysias is erkend leerbedrijf, ACP/ISO 9001-geaccrediteerd en bekroond met het vignet Vitaal Bedrijf.

We creëren binnen Lysias een nieuwe functie: senior directiesecretaris. Als directiesecretaris werk je nauw samen met de directie en het partnerteam, geef je leiding aan Lysias Super Support (LSS) en ben je betrokken bij veel van de onderwerpen die onze organisatie raken. Daardoor weet je wat er speelt en welke zaken aandacht nodig hebben.

In deze rol combineer advisering van de directie met verantwoordelijkheid voor een belangrijk deel van de interne organisatie van Lysias. Je zorgt dat zaken niet alleen worden bedacht en besloten, maar ook goed worden georganiseerd en uitgevoerd.

Je denkt mee en adviseert over hoe we Lysias organiseren en ontwikkelen, agendeert onderwerpen die aandacht vragen en pakt zaken zelfstandig op. Je zorgt dat besluitvorming goed wordt voorbereid en dat gemaakte afspraken worden uitgevoerd. De ene keer gaat het om een HR-vraagstuk of een voorstel voor het partnerteam, de andere keer om de voorbereiding van een vergadering van de Raad van Commissarissen of een praktische kwestie die binnen het bureau geregeld moet worden.

Omdat de functie nieuw is, liggen nog niet alle grenzen vast. De belangrijkste verantwoordelijkheden zijn duidelijk, maar er is ruimte om de functie verder vorm te geven.

Je ondersteunt en adviseert de directie en het partnerteam bij onderwerpen die de organisatie van Lysias raken. Je bereidt besluitvorming voor en bewaakt de opvolging daarvan. Doordat je nauw betrokken bent bij verschillende onderdelen van het bureau, weet je wat er speelt en welke onderwerpen aandacht vragen. Je brengt deze waar nodig onder de aandacht van directie of partnerteam en pakt zaken die daaruit voortkomen zelfstandig op.

Je bereidt de tweewekelijkse vergaderingen van het partnerteam voor, bewaakt de gemaakte afspraken en stelt waar nodig stukken op namens directie en partnerteam, waaronder het jaarplan en jaarverslag.

Je geeft hiërarchisch leiding aan Lysias Super Support (LSS), ons team van vijf professionals op het gebied van secretariaat, projectondersteuning, communicatie en financiën. De dagelijkse coördinatie van het werk is binnen het team belegd. Jij bent verantwoordelijk voor het functioneren en de doorontwikkeling van het team en de ontwikkeling van de medewerkers.

Je bent binnen Lysias het eerste aanspreekpunt voor HR- en werkgeversvraagstukken. Je zorgt dat ons P&O-beleid actueel is, volgt relevante ontwikkelingen en wet- en regelgeving en vertaalt deze zelfstandig naar voorstellen voor Lysias. Bij complexere vraagstukken weet je wanneer externe expertise nodig is en organiseer je die.

Je bewaakt de jaarlijkse gesprekscyclus, ondersteunt bij werving en selectie en verzorgt brieven, overeenkomsten en contracten met medewerkers en associés.

Je neemt deel aan het interne…