Medewerker Vestigingssecretariaat

Medewerker Vestigingssecretariaat - 32 uur

Management | Amstelveen |

Ben jij organisatorisch sterk, servicegericht en iemand die graag overzicht houdt? In deze rol ben jij de verbindende schakel op kantoor: je ontvangt bezoekers, ondersteunt collega’s en zorgt dat afspraken, communicatie en facilitaire zaken soepel verlopen.

Als Medewerker Vestigingssecretariaat ondersteun en ontzorg je de MT-leden en zorg je ervoor dat het kantoor tot in de puntjes is georganiseerd. Klinkt dit als iets voor jou? Lees dan snel verder!

Stichting DUWO is op zoek naar een Medewerker vestigingssecretariaat voor 32 uur per week in Amsterdam
.

Met de student als klant werken circa 200 DUWO-medewerkers elke dag aan een belangrijke stap in het leven van deze jongeren: uit huis wonen. En met een tekort aan woningen is dat een grote uitdaging.

Als stichting hebben we een maatschappelijke taak om dit tekort terug te dringen en zetten we ons dagelijks in voor het verzorgen van voldoende woningen, waarin het fijn wonen is. Daarnaast zitten onze klanten in een bijzondere en spannende levensfase en verwachten ze veel van ons. Om de studententijd te faciliteren is klanttevredenheid ons belangrijkste speerpunt en willen we binnen corporatieland vooroplopen in de digitale klantbeleving.

De circa 34.000 DUWO-woonruimten, soms op hele unieke locaties, zijn heel erg divers en kennen veel verhuisbewegingen. Dit brengt in combinatie met een grote verduurzamingsopgave van onze portefeuille een grote dynamiek binnen ons bedrijf.

DUWO is weliswaar een non-profit organisatie, maar het resultaat telt wel bij ons. Daarom hebben medewerkers van DUWO veel vrijheid om hun werk naar eigen inzicht uit te voeren, de samenwerking met collega's van andere afdelingen en vestigingen actief op te zoeken en Best Practices met elkaar te delen. Binnen DUWO heerst een informele en open werksfeer, met mogelijkheden om de work-life balans goed in te richten.

Wat ga je doen als Medewerker Vestigingssecretariaat? Als Medewerker Vestigingssecretariaat zorg jij ervoor dat de vestiging organisatorisch op rolletjes loopt. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor collega’s, huurders en onze relaties en zorgt voor een gastvrije ontvangst aan de balie en telefoon.

Daarnaast ondersteun je de MT-leden bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je plant afspraken in, beheert hun agenda’s en zorgt ervoor dat deze goed georganiseerd verlopen. Je bereidt vergaderingen voor, zorgt voor de notulen en bewaakt de gemaakte afspraken en acties. Ook pak je verschillende secretariële en administratieve werkzaamheden op, waaronder de verzorging en verzending van correspondentie.

Ook achter de schermen zorg jij ervoor dat alles goed geregeld is. Je houdt de voorraden op peil en regelt de inkoop van bijvoorbeeld kantoorartikelen en benodigdheden voor de keuken. Zo zorg je ervoor dat alles klaarstaat en collega’s hun werkdag prettig kunnen beginnen. Daarnaast coördineer je andere facilitaire zaken op de vestiging en ondersteun je bij de organisatie en uitvoering van bijeenkomsten, evenementen en andere vestigingsgebonden activiteiten.

Je ziet wat er nodig is, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en vindt het leuk om anderen te ontzorgen. Je werkt vanuit onze vestiging op Uilenstede en hebt door jouw brede rol contact met veel verschillende collega’s binnen de organisatie.

Wat breng jij mee in deze functie? Jij houdt van afwisseling en krijgt er energie van als er veel verschillende dingen tegelijk spelen. Gastvrijheid zit in jouw natuur: je luistert goed, communiceert makkelijk en werkt nauwkeurig. Je houdt overzicht, stelt de juiste prioriteiten en ziet vaak al wat er nodig is voordat iemand erom hoeft te vragen. Ook maak je nieuwe systemen snel eigen en weet je…