Office Manager

Office Manager

Een verscheidenheid aan werkzaamheden én verantwoordelijkheden. Een functiewaar je met veel verschillende facetten van kantoorbezig bent. Aan het roer staandriepartnersen als Office Manager neem jij veel uit handen door aan de zaken te denken waar zij niet aan toekomen. Jij zorgt ervoor dat alles in het bedrijf loopt. Dit is van de zaken voor het kantoor tot marketing en van aansturing van medewerkers tot afspraken met derden maken.

Een verantwoordelijke rol waar je veel vrijheid zelfstandigheid hebt.

De functie van Office Manager is enorm veelzijdig en we geven graag een profielschets om jou inzicht te geven in wat je straks in deze functie zal gaan doen. De week start in ieder geval altijd met het overleg met de drie partners waar jullie alle zaken met elkaar doornemen. Hier is altijd ruimte voor overleg en horen ze vooral ook graag jouw ideeën en voorstellen.

Uiteraard is er gedurende de week nog ruimte om te sparren!

Profielschets:

• HR:
  Op het gebied van HR kan er genoeg gebeuren. Dit is zowel het bijhouden van de administraties, maar ook het inplannen van gesprekken, het opmaken van overeenkomsten, salarissvoorwaarden bijhouden, sollicitaties screenen. Je bent betrokken bij de huidige, maar ook toekomstige medewerkers.
• Aansturing/leidinggeven: jij stuurt de studenten en het secretariaat aan (rond 3-4 medewerkers), vooral zodat ook zij goed zelfstandig aan de slag kunnen. Maar soms hebben ze net even wat nodig om goed te presteren.
• Marketing:
  Ook is marketing belangrijk voor de organisatie. Jij zorgt dat de website er goed uitziet en van al het nieuws is voorzien, net als social media. Beiden een visitekaartje van het bedrijf.
• Contracten/afspraken derde partijen: dan zijn er nog de leveranciers, denk daarbij aan contracten voor alles wat op kantoor nodig is. Hier kijk je naar de samenwerkingen die er zijn. Je kunt denken aan verzekeringen, ICT-partijen, abonnementen, maar ook zaken van het kantoor zelf. Ze zijn gevestigd in een vergaderpand en ook daar stem je zaken mee af.
• Kantooruitjes/events: eens in de zoveel tijd ondernemen ze graag iets met elkaar. De kantooruitjes en events organiseer jij. Hier krijg je alle vrijheid en kun je dat van A tot Z organiseren. Ook kun je een secretaresse of werkstudent hierin ondersteunend hebben.
• Financiële administratie: het financiële plaatje van kantoor moet zeker niet vergeten worden. Jij controleert de inkomende facturen. Mocht er iets niet correct zijn, pak jij dit op. Als de factuur klopt is het vooral een kwestie om ervoor te zorgen dat de boekhouder er mee aan de slag kan.

Het is bijna niet in één profielschets te vatten gezien het zo’n brede rol is. Juist dat maakt het zo leuk. Er ligt heel veel ruimte om van alles op te pakken waar je een heel zelfstandige functie hebt met tegelijk drie partners waar je mee kunt sparren en overleggen.

Het is een boutique advocatenkantoor met zo’n 25 medewerkers. In hun specialisme behoren ze tot één van de beste kantoren in Nederland. Dat houdt in dat ze voor mooie merken/bedrijven werken aan verschillende interessante zaken.

In een mooi licht kantoor met open deuren werkt iedereen op een ontspannen manier met elkaar samen. Iedereen is gedreven om kwaliteit te leveren en kijkt naar elkaars expertise. Er is altijd een collega die bereid is even te helpen. Elke dag wordt er gezamenlijk geluncht en eens in de zoveel tijd doen ze een borrel met elkaar of wordt er een leuk uitje georganiseerd.

Hun fijne kantoor is heel goed bereikbaar met OV, een fiets. Ze werken met veel plezier samen op kantoor waardoor er korte lijnen zijn en veel verbinding en samenwerking met elkaar is.

Je hoeft geen inhoudelijke kennis van de advocatuur te hebben, maar ze zien wel graag dat je bekend bent met de dynamiek van een advocatenkantoor. Idealiter heb je eerder bij een advocatenkantoor gewerkt of een vergelijkbare organisatie zoals bijvoorbeeld consultancy, private equity, private banking, trust en andere zakelijk dienstverlenende organisaties.

Als jij geen vaste, duidelijke functie wilt, zelfstandigheid zoekt, geen dag hetzelfde wilt, een centrale rol binnen een…