Office Manager bij IDFA

IDFA is hét toonaangevende instituut voor de kunst van documentaire film en nieuwe media. Elke november verwelkomt het festival circa 295.000 bezoeken en 3.000 professionals in Amsterdam met een trendsettend programma.

Naast het festival stimuleert IDFA de documentairesector met de markten IDFA Forum en Docs for Sale en ondersteunt het filmmakers via het IDFA Bertha Fund en diverse talentontwikkelingsprogramma’s.

Gedurende het jaar werken er ongeveer 50 medewerkers bij IDFA. In de maanden voorafgaand aan het festival verdubbelt ons team met tijdelijke medewerkers, freelancers en stagiairs.

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor een efficiënte, veilige en prettige werkomgeving. Je coördineert en optimaliseert administratieve, operationele en facilitaire processen, waaronder werkplek- en gebouwbeheer. Daarnaast bewaak je het office budget, beheer je leveranciersrelaties en zorg je voor een goede uitvoering van BHV, RI&E en andere veiligheids- en preventietaken. Je begeleidt het onboarding- en offboardingtraject, ondersteunt de interne communicatie en werkt nauw samen met HR en andere afdelingen om projecten en organisatiebrede initiatieven succesvol te realiseren.

Je legt verantwoording af aan het Hoofd Production & Digital.

• Je coördineert, beheert en verbetert de dagelijkse administratieve en operationele office processen. Je speelt een centrale rol in het werkplek- en pandbeheer en bent verantwoordelijk voor onder meer de algemene mailbox, post, kantoorbenodigdheden, lunch en schoonmaak.
• Je neemt zelfstandig verantwoordelijkheid voor toegewezen projecten en processen, bewaakt mede het office budget en onderhoudt contact met externe leveranciers.
• Je bent verantwoordelijk voor de BHV, vervult de rol van preventiemedewerker en bewaakt samen met HR de opvolging van de RI&E en het plan van aanpak die hieruit volgt.
• Je coördineert de onboarding en offboarding van medewerkers, begeleidt de Office stagiaire en stuurt op dagelijkse basis de Office- en Front Office Producers aan onder de verantwoordelijkheid van het Hoofd Production & Digital.
• Je draagt bij aan organisatiebrede werkgroepen en de interne communicatie, waaronder de nieuwsbrief en SharePoint.

Voor deze functie vinden we het belangrijk dat je:

• ervaring hebt met office management, facilitaire dienstverlening of vergelijkbare coördinerende werkzaamheden. Deze ervaring kan zowel binnen als buiten de culturele sector zijn opgedaan;
• goed kunt organiseren en plannen en overzicht weet te houden wanneer er verschillende zaken tegelijk spelen;
• zelfstandig en zorgvuldig werkt en verantwoordelijkheid neemt;
• een praktische, dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling hebt;
• knelpunten signaleert en initiatief neemt om werkzaamheden en processen te verbeteren;
• prettig en duidelijk communiceert met verschillende mensen, zowel binnen als buiten IDFA;
• je in het Nederlands (minimaal C1) en Engels kunt uitdrukken;

Ervaring met BHV, arbeidsomstandigheden of de RI&E is een pluspunt, maar geen vereiste. We bieden ruimte om de hiervoor benodigde kennis en training op te doen.

• Per direct een contract van 12 maanden met uitzicht op verlenging. Heb je een opzegtermijn? Geen probleem. In overleg komen we er samen uit.
• Een dienstverband van 1,0 fte: 38 uur per week.
• Een salaris binnen schaal 6 van het functie- en salarishuis van IDFA: €3.077 tot €3.644 bruto per maand bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van relevante ervaring.
• 25 vakantiedagen per jaar (fulltime) en het kantoor is 5 werkdagen dicht tussen Kerst en nieuwjaar.
• Uitstekende pensioenregeling. Jij betaalt 25% en IDFA 75%.
• 8% vakantiegeld.
• Een gezonde lunch op kantoor.
• Ruimte om je verder te ontwikkelen en relevante trainingen te volgen.
• De kans om bij te dragen aan een toonaangevende internationale culturele organisatie.
• Een IDFA-festivalpas.

Bij IDFA werken mensen met uiteenlopende achtergronden, ervaringen en perspectieven. We willen een organisatie zijn waar iedereen zich welkom voelt en zichzelf kan zijn. We geloven dat verschillende perspectieven ons werk en onze organisatie sterker maken. Bij IDFA vinden wij het belangrijk dat jij gewoon jezelf kan zijn.

Let op: IDFA behoudt zich het recht voor om de vacature eerder te sluiten wanneer voldoende geschikte kandidaten hebben gereageerd.

Met vragen over de procedure kun je terecht bij Saskia Knol, HR Manager, via hr