Managementassistent Faculteitsbestuur SBE

Als Managementassistent vorm je samen met een collega het professionele hart van het faculteitsbestuur. Jullie werken nauw samen, stemmen werkzaamheden goed op elkaar af en zorgen ervoor dat de ondersteuning van de directeur bedrijfsvoering en de decaan altijd soepel verloopt. Dankzij jouw overzicht, servicegerichte instelling en organisatietalent kunnen bestuurders zich richten op hun kerntaken.

Geen dag is hetzelfde. Je beweegt je gemakkelijk tussen strategische overleggen, praktische regelzaken en contact met uiteenlopende stakeholders binnen en buiten de faculteit.

• Het proactief ondersteunen van de directeur bedrijfsvoering en de decaan.
• Het coördineren van faculteitsbestuursvergaderingen: van planning en agendaopstelling tot verslaglegging en het bewaken van actiepunten.
• Complex agendabeheer voor de decaan en directeur bedrijfsvoering.
• Het fungeren als aanspreekpunt voor studentenverenigingen en hen waar nodig ondersteunen.
• Het organiseren van jaarlijkse evenementen en bijeenkomsten.
• Het verwelkomen van nieuwe medewerkers en gasten, inclusief ontvangst, toegangsvoorzieningen, ICT-aanvragen en werkplekinrichting.
• Het ondersteunen van processen rondom hooglerarendossiers.
• Deelname aan diverse projecten binnen de faculteit en VU-brede initiatieven.
• Het opstellen en verzorgen van correspondentie, waaronder benoemingsbrieven.
• Het verwerken en bewaken van financiële administratieve zaken zoals facturen en declaraties.
• Het beheren van voorraden en facilitaire zaken.

Voor deze centrale en zichtbare functie zoeken wij een stevige, betrokken en dienstverlenende professional die graag het verschil maakt.

• HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende of bestuurlijke functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een hoge mate van integriteit.

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormenkent. Wij geloven dat diversiteitin alhaarcomplexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden enervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voorhet creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.202,00 (Schaal
  7) en maximaal € 4.673,00(Schaal
  8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 0,8 fte.
  
  Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Bij een 40 urige werkweek, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• goede en voordelige…