Management Assistant sociaal domein

Als Management Assistant sociaal domein zorg je dat alles achter de schermen soepel loopt voor directie en team. Je werkt als enige assistant in een hecht team van circa 20 vaste collega’s en veel betrokken vrijwilligers in Amsterdam.

Jij bent nauwkeurig, voelt goed aan wanneer er iets gedaan moet worden en wanneer je iets moet afstemmen of juist niet, je bent proactief en zelfstandig, en kan zeer goed prioriteiten stellen.

• Bijhouden van website in Wordpress
• Ondersteuning bij indiensttreding van nieuwe medewerkers
• Bijhouden van personeelsdossiers
• Meewerken aan interne en externe communicatie

• Verwerken, controleren en inboeken van declaraties en facturen in Basecone
• Ondersteunen bij het opstellen van contracten, overeenkomsten en documenten
• Verwerken en archiveren van belangrijke stukken in het digitale systeem

• Voorbereiden, notuleren en opvolgen van (team) overleggen

• Regelen van facilitaire zaken zoals ICT-contacten, kantoorbenodigdheden en contact met de beheerder van het pand
• Ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten en vrijwilligersactiviteiten
• Coördineren van interne communicatie en informatievoorziening

• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen in werkwijzen en administratieve processen

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
• 10-16 uur per week beschikbaar
• Enkele jaren ervaring als (Directie) secretaresse, Management Assistent of aanverwante functies, liefst in een organisatie met vergelijkbare omvang
• Kennis van diverse MS Office programma's waaronder One Drive en Sharepoint is een vereiste, kennis van Exact en Basecone is een pré. Bereidheid deze programma’s eigen te maken.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
• Verder heb jij een dienstverlenende instelling, een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en beschik je over een goed ontwikkeld organisatievermogen