Management Assistent voor directeur Bedrijfsvoering & directeur Financiën

Als Management Office Assistent ben jij de onmisbare schakel achter de directeur Bedrijfsvoering en de directeur Financiën. Je zorgt samen met het team voor overzicht, structuur en voortgang in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt. Dankzij jouw organisatietalent, vooruitziende blik en gevoel voor prioriteiten verlopen agenda's, overleggen en besluitvormingsprocessen soepel en efficiënt. Vanwege de vergaderplanning en teamoverleg is aanwezigheid op dinsdag en vrijdag gevraagd.

Je bent meer dan een planner alleen. Je denkt actief mee, signaleert knelpunten voordat ze ontstaan en houdt overzicht over afspraken, acties en deadlines. Daardoor creëer je de rust en ruimte die de directeuren nodig hebben om zich te richten op strategische en inhoudelijke vraagstukken.

Jouw taken

• het beheren van complexe agenda's en het coördineren van afspraken en overleggen met interne en externe stakeholders
• het voorbereiden, organiseren en ondersteunen van vergaderingen, van agenda en documentenstroom tot verslaglegging en opvolging van actiepunten
• het bewaken van afspraken, besluiten en deadlines en het tijdig signaleren van aandachtspunten
• het organiseren van bijeenkomsten, evenementen en werkbezoeken en het verzorgen van alle praktische voorbereidingen
• het fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega's, bestuurders en externe contacten
• het onderhouden van contacten met afdelingsmanagers, beleidsadviseurs en ondersteunende diensten binnen de faculteit en universiteit
• het ondersteunen van projecten en verbeterinitiatieven binnen het domein Bedrijfsvoering
• het bijdragen aan een professionele informatievoorziening en een efficiënte administratieve organisatie

In deze functie krijg je veel ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en mee te denken over hoe processen slimmer en effectiever kunnen worden ingericht. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling maakt deze functie zo aantrekkelijk.

Je bent een energieke professional die graag ontzorgt en overzicht creëert. Je weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden en behoudt ook onder tijdsdruk het overzicht.

Daarnaast beschik je over:

• mbo+ of hbo werk- en denkniveau
• ervaring in een ondersteunende functie binnen een bestuurlijke, management- of directieomgeving
• uitstekende organisatorische vaardigheden en een groot verantwoordelijkheidsgevoel
• ervaring met Microsoft Office 365 en digitale samenwerkings- en vergadertools
• goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en in het Engels
• een zelfstandige, proactieve en dienstverlenende houding
• discretie en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormenkent. Wij geloven dat diversiteitin alhaarcomplexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden enervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voorhet creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• een salaris van minimaal € 3.537,00 (Schaal
  8) en maximaal € 4.673,00(Schaal
  8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent 1. Het precieze salaris hangt af van…