Management Assistant; met ondersteuning Marketing & HR

Amsterdam - NDSM

Vaste medewerker

Als Management Assistant zorg je ervoor dat het management team zich kan richten op wat telt: bouwen, investeren en groeien. Je bent het kloppende hart van het kantoor en houdt agenda’s, mailboxen en de opvolging van besluiten op orde. Daarnaast ondersteun je onze Head of People en Head of Marketing bij operationele projecten. Je werkt direct samen met het MT, Head of People, Head of Marketing en schakelt dagelijks met alle collega's bij NUNC op kantoor en de MD's van onze portfoliobedrijven.

Je hebt een scherp gevoel voor prioriteiten en weet wat er speelt voordat iemand het je vraagt. Discretie is voor jou niet onderhandelbaar: je werkt dagelijks met gevoelige informatie over deals, bedrijven en mensen, in een sector waar vertrouwelijkheid voorop staat. Je werkt proactief en gestructureerd. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten in agenda’s en planning en neemt zelf het initiatief om zaken te regelen.

Daarnaast ondersteun je HR en Marketing, waardoor je werk gevarieerd is en je een breed beeld krijgt van NUNC en zijn portefeuille.

• Beheren van de agenda’s van het MT: plannen, prioriteren en bewaken van afspraken, reizen en deadlines
• Beheren van mailboxen: filteren, beantwoorden waar mogelijk, doorzetten en opvolgen wat belangrijk is
• Voorbereiden, notuleren en opvolgen van MT-meetings, inclusief het bewaken van actiepunten en besluiten
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van het management, waaronder portfoliobedrijven, partners en investeerders
• Ondersteunen van HR: bijvoorbeeld het plannen van sollicitatiegesprekken, het voorbereiden van contracten en onboarding, en personeelsadministratie
• Ondersteunen van Marketing: bijvoorbeeld het voorbereiden van events en bijeenkomsten, content- en planningsondersteuning, en het bijhouden van materialen en bedrijfsinformatie
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten, bezoeken en zakenreizen
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie, conform de beveiligingsrichtlijnen van NUNC
• Verbeteren van werkwijzen rondom het kantoor, met oog voor efficiëntie
• Meedenken over en uitvoeren van ad-hoc vragen en projecten van het management

Je maakt het verschil met een rustige, zelfverzekerde uitstraling: je houdt overzicht als het druk is en kunt de juiste prioriteiten stellen en communiceren richting managers en ondernemers met sterke meningen. Je bent analytisch en nauwkeurig, komt snel tot de kern en schakelt moeiteloos tussen strategische en praktische vragen. Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en gestructureerd, en voelt je prettig in een rol met veel verantwoordelijkheid en veel verschillende belanghebbenden.

• Aantoonbare ervaring met agenda- en mailboxbeheer op directieniveau
• Ervaring met notuleren en het opvolgen van besluiten en actiepunten
• Affiniteit met marketing en HR, en de bereidheid om op beide gebieden mee te helpen
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk
• Goede kennis van Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint), ervaring met Hub Spot en Asana is een pré
• Je beheerst zowel het Nederlands als het Engels uitstekend, mondeling en schriftelijk
• Een pré: ervaring bij een snelgroeiende organisatie

Bij ons draait het niet alleen om werken: we genieten elke dag samen van een heerlijke lunch door onze officemanager, elk kwartaal sluiten we af met een etentje bij een goed restaurant, sportlessen met collega’s (padel, Hyrox, Pilates, fitness) en om de twee jaar een trip (New York, IJsland). Daarnaast bieden we natuurlijk ook goede arbeidsvoorwaarden:

• Een bruto maandsalaris van € 3.500 tot €…