Administrateur Vastgoedmanagement

In deze veelzijdige functie ben je het centrale aanspreekpunt voor ons team en zorg jij samen met je collega's voor een veilige en optimaal georganiseerde werkomgeving. Team Vastgoedmanagement zoekt een administrateur die de administratie rond gebouwveiligheid, tekeningen en vergunningen in goede banen leidt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen, zorgt dat aanvragen en wijzigingen goed worden verwerkt en houdt overzichten actueel.

Daarnaast ondersteun jij de teamleider en de teamleden van Vastgoedmanagement (VM) en de afdelingen Onderhoudsmanagement (OM), Technisch management (TM) en Projectmanagement (PM) bij uiteenlopende administratieve en organisatorische vraagstukken.

Jouw takenpakket is breed en uitdagend. Je schakelt moeiteloos tussen projectondersteuning, administratie en teamcoördinatie:

• Projectondersteuning & Veiligheid: Je stemt veiligheidsvoorzieningen af met projectleiders, stuurt wijzigingen door naar onze externe uitvoerder (Peoplepower) en bewaakt de verwerking hiervan. Daarnaast controleer je of de fysieke veiligheidsmiddelen perfect matchen met de ontruimingstekeningen en plan je veiligheidsinstructies, pictogrammen en blusmiddelen in;
• Tekeningen- & Documentatiebeheer: Je zorgt dat aangepaste veiligheidstekeningen geprint en verspreid worden naar de BHV en gebouwbeheer. Oude exemplaren vervang je direct. Ook pak je de administratieve opvolging en Planon-aanvragen voor deze tekeningen op in opdracht van de vergunningscoördinator;
• Vergunningen & Gemeente administratie: Je beheert de registratie, verlengingen en factuurcontrole van zendvergunningen. Daarnaast ondersteun en administreer je alles rondom de sleutelmobiel, eHerkenning en de diensten van de gemeente Amsterdam (zoals het DSO);
• Centraal Aanspreekpunt: De mailbox is jouw domein; jij beantwoordt ad-hoc vragen zelfstandig of zet ze direct door naar de juiste collega;
• Projectcoördinatie: Je stuurt en bewaakt (samen met een studentmedewerker) het tijdelijke project voor de vernieuwing van vluchtwegplattegronden per campus;
• Team- & Afdelingssupport: Je bent de rechterhand van de teamleider en biedt brede ondersteuning aan de afdelingen OM, TM en PM. Je zet HR- en inkoopformulieren klaar, plant overleggen, bereidt vergaderstukken voor en beheert actie- en contactlijsten. Ook registreer je aanvragen via de Vastgoed Copilot en spring je bij waar de nood het hoogst is.

• Mbo-4 werk- en denkniveau, in de richting van (juridisch) secretarieel of facilitair;
• Ervaring met administratief werk in een projectomgeving; ervaring in vastgoed of facility management is een pré;
• Basiskennis van gebouwveiligheid: BHV, vluchtwegen en brandveiligheidsvoorzieningen;
• Het kunnen lezen van plattegronden en veiligheidstekeningen;
• Basisbegrip van vergunningen, het Omgevingsloket en eHerkenning;
• Je hebt ervaring met de systemen Planon, SharePoint, Outlook en Excel; eHerkenning en de digitale diensten van de gemeente Amsterdam, zoals het DSO;
• Je bent nauwkeurig, gestructureerd en proactief in het opvolgen en bewaken van afspraken;
• Je bent communicatief sterk en weet makkelijk te schakelen tussen projectleiders, adviseurs en externe partijen zoals Peoplepower;
• Je bent flexibel en breed inzetbaar: je weet goed te prioriteren tussen vaste taken en ondersteuningsvragen uit verschillende teams (ook bij pieken).

Een afwisselende en verantwoordelijke functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie. Je krijgt ruimte om je expertise in te zetten én verder te ontwikkelen.

Naast een goed salaris van minimaal €3202,- tot €4.159,- bruto per maand (op basis van 38 uur exclusief 8% vakantiegeld, een 13e maand met een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime…