Ugoo - Office Manager

Als Officemanager ben jij het organisatorische hart van kantoor. Je zorgt ervoor dat collega's hun werk goed kunnen uitvoeren en dat klanten en externe partijen op een professionele manier worden geholpen. Je combineert organisatorische, administratieve en facilitaire werkzaamheden en houdt ook wanneer er veel tegelijk speelt het overzicht.

Samen met je collega's van het officemanagement zorg je voor een goed georganiseerde werkplek. Daarnaast ondersteun je consultants bij hun dagelijkse werkzaamheden en ben je een belangrijke schakel tussen klanten, collega's en externe partijen.

Je werkzaamheden zijn afwisselend. Zo beheer je agenda's, plan je afspraken in en bewaak je deadlines. Ook ondersteun je bij administratieve processen rondom klanten en aanvragen. Je verwerkt financiële administratie, houdt gegevens zorgvuldig bij en zorgt ervoor dat acties tijdig worden opgevolgd. Daarnaast regel je praktische zaken op kantoor, van lunch en kantoorbenodigdheden tot borrels en contact met leveranciers.

Je krijgt veel ruimte om zelfstandig te werken. Je ziet wat er moet gebeuren, denkt vooruit en neemt verantwoordelijkheid voor een goede afhandeling. Zie je mogelijkheden om iets slimmer of efficiënter te organiseren? Dan krijg je de ruimte om daar zelf mee aan de slag te gaan.

• Fungeren als eerste aanspreekpunt op kantoor en ervoor zorgen dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt.
• Ondersteunen van consultants bij organisatorische, administratieve en procesmatige werkzaamheden.
• Beheren van complexe agenda's en plannen van afspraken met klanten en andere betrokkenen.
• Bewaken van planningen, deadlines en actiepunten.
• Ondersteunen bij administratieve processen rondom klanten en aanvragen.
• Verwerken van correspondentie en zorgvuldig vastleggen van informatie in de daarvoor bestemde systemen.
• Uitvoeren van financiële en administratieve werkzaamheden, zoals facturatie, debiteurenbeheer en het controleren van gegevens.
• Ondersteunen bij HR-administratieve werkzaamheden.
• Coördineren van facilitaire zaken, waaronder lunch, kantoorbenodigdheden, bestellingen en interne bijeenkomsten.
• Onderhouden van contact met leveranciers, de verhuurder en andere externe partijen.
• Samen met collega's zorgen voor een prettige, representatieve en goed georganiseerde werkomgeving.
• Signaleren van verbeterkansen en zelfstandig initiatieven oppakken om processen efficiënter te maken.